Verbesserte Mehrwertsteuer-Funktionen zur Unterstützung Deiner Mehrwertsteuer-Rückerstattung
Wir haben mehrere Verbesserungen vorgenommen, um die Rückerstattung der Mehrwertsteuer zu erleichtern. Zum Beispiel kannst Du jetzt die Berechnung der Mehrwertsteuer für zusätzliche Spesenarten wie Tages- und Kilometersätze aktivieren. Außerdem warnt Yokoy User, falls die Mehrwertsteuer für konfigurierte Kategorien und Länder fehlt.
Erweiterungen für Tagespauschalen
Mit unserer leistungsfähigeren Tagespauschalen-Engine ermöglichen wir komplexere Konfigurationen und Berechnungen. Dank Verbesserungen in der Benutzeroberfläche ist der Tagespauschalen-Konfigurator nun einfacher zu bedienen. Zudem können benutzerdefinierte Tagespauschalen gemäß den Unternehmensrichtlinien mit einer Reihe von JSON-Regeln konfiguriert oder angepasst werden. Wir unterstützen auch verschiedene gesetzliche Anforderungen, wie die 3-Monats-Regel und die Mitternachtsregel in Deutschland.
Wir empfehlen, alle Änderungen zunächst im Yokoy-Testsystem zu prüfen, bevor sie im Live-System implementiert werden.
3-Monats-Regel (Deutschland)
Die 3-Monats-Regel gilt speziell für Deutschland und deutsche Firmen. Nach dieser Regel unterliegt die Tagespauschale nach drei Monaten der Besteuerung, sofern bestimmte weitere Bedingungen erfüllt sind.
Mit Yokoy kannst Du nun steuerpflichtige Tagespauschalen konfigurieren und automatisch berechnen lassen, die unter die 3-Monats-Regel fallen. Frühere Reisen und Tagespauschalen werden dabei automatisch berücksichtigt. Alle Komplexitäten dieser Regel sind in Yokoy integriert, sodass Finance-User in der Exportdatei oder in der Analysefunktion benachrichtigt werden, wenn eine Tagespauschale gemäß dieser Regel „steuerpflichtig“ ist. Um diese Funktion zu aktivieren, kontaktiere bitte accountmanagement@yokoy.ai.
Gestaffelter Kilometersatz
Der gestaffelte Kilometersatz ermöglicht es, Schwellenwerte festzulegen und die Kilometerpauschalen in bestimmten Intervallen zu berechnen. Sobald ein User eine bestimmte Kilometeranzahl erreicht, wird der Kilometerpauschalensatz automatisch auf die nächste Stufe angepasst. Die gestaffelten Kilometersätze basieren auf der gesamten zurückgelegten Kilometeranzahl, nicht auf einzelnen Kilometersatz-Abrechnungen. Jede gemeldete Fahrt trägt zur insgesamt akkumulierten Kilometeranzahl bei.
Zum Beispiel: Der Kilometersatz für bis zu 5.000 km ist 0,50 EUR/km, zwischen 5.000 km und 10.000 km beträgt sie 0,40 EUR/km. Wenn ein User insgesamt 6.000 km erreicht hat, wird er automatisch in die Kategorie 0,40 EUR/km verschoben.
Mindestkilometersatz
Diese Funktionalität ermöglicht es, Usern/Mitarbeiter nach Erreichen eines bestimmten Schwellenwerts an zurückgelegten Kilometern pro Kilometerabrechnungsbericht zu erstatten.
Der Mindestkilometersatz ermöglicht es Usern, einen Kilometerabrechnungsbericht einzureichen, nachdem dieser Schwellenwert erreicht wurde. Die Berechnung wird unabhängig davon berücksichtigt, ob es sich um eine Hin- oder Rückfahrt handelt. Darüber hinaus wird die in einer Reise gemeldete Kilometerzahl auch für die Mindestkilometersatz berücksichtigt.
Du kannst den Mindestkilometersatz unter Admin > Kilometersatz konfigurieren und dann auf Neuer Kilometersatz hinzufügen klicken.
Benutzerdefinierte Berechnungen für Tagespauschalen
Ab sofort kannst Du anpassen, wie Tagespauschalen berechnet werden, entweder auf Basis von 24 Stunden oder nach Kalenderdatum:
Die Berechnung der/des Tagespauschale/Pauschalbetrags erfolgt auf Basis von 24 Stunden. Das bedeutet, wenn der User die Reise um 8:00 Uhr beginnt, wird die Tagespauschale bis zum nächsten Tag um 8:00 Uhr berechnet.
Bei der Berechnung auf Kalendertagesbasis wird die Tagespauschale berechnet, bis 23:59 Uhr des gleichen Tages, was bedeutet, dass die Berechnung bis zum Ende des Tages erfolgt.
Konfiguriere es, indem Du zu Admin > Firmeneinstellungen gehst.
Im Abschnitt Reisen unter der „Regeln für die Erstellung Tagespauschalen“, wähle „Pro Tag und Tarif“ aus dem Dropdown-Menü. Die Option für die Pauschalbetrag-Anteilregel wird dadurch aktiviert.
Wähle entweder die 24-Stunden-Regel oder die Kalendertages-Regel als bevorzugte Berechnungsmethode.
Bitte verwende die Testumgebung, um Deine Einstellungen und Berechnungen zu testen, bevor Du die Funktion im Produktions-/Live-System aktivierst. Für weitere Unterstützung bei der Einrichtung wende Dich bitte an unser Support-Team.
Yokoy hat die Unterstützung für die Berechnung von Tagespauschalen auf Basis von 24 Stunden und Kalendertag auf Norwegen, Tschechien, Polen und Dänemark ausgeweitet.
Mehrere PDF-Dateien und Bilder auf dem Mobilgerät hochladen
Oft laden User mehrere Spesen gleichzeitig hoch. In der Mobile App können User nun mehrere Bilder und PDFs von Belegen gleichzeitig hochladen, wodurch ihnen einige Klicks und Sekunden erspart bleiben.
Verbesserte Filter
Submitter können nun den Status einzelner Spesen oder Reisen filtern, um zu überprüfen, ob der Status im Entwurf, in der Überarbeitung oder in der Genehmigung ist.
Der Finance-User kann Transaktionen nach Zeitraum filtern und Transaktionen innerhalb der gefilterten Zeitrahmen anzeigen/exportieren.
Benachrichtigungen für Assistenten
Manager können Assistenten zuweisen, die Spesenberichte einreichen und Transaktionen abgleichen, indem sie die Assistenzfunktion verwenden. Nun können Manager Standardbenachrichtigungen an Assistenten über deren offene Aufgaben und Spesen festlegen und senden.
Zusätzlich wird der Assistent automatisch benachrichtigt, wenn der Manager eine Benachrichtigung erhält. Es ist auch möglich, die Einstellungen so anzupassen, dass nur der Assistent über offene Aufgaben informiert wird, indem die Option Eigene Benachrichtigung deaktivieren im Benutzerprofil des Managers ausgewählt wird. Diese Funktion verhindert zudem, dass Assistenten Spesen im Namen des Managers genehmigen können.
Diese Funktion kann vom Manager im Benutzerprofil oder im HR-Menü aktiviert werden. Zudem kann der Assistent die Benachrichtigungen nach Aktivierung dieser Funktion nicht mehr deaktivieren.
Verbessertes automatisches Transaktionsabgleich
Yokoy hat die Logik des automatischen Transaktionsabgleichs für Spesen in Fremdwährung verbessert. Wenn eine Spese in einer Fremdwährung bezahlt wird und die Transaktionsdaten die ursprüngliche Währung und den Betrag enthalten, wird nun zuerst der ursprüngliche Betrag für den Abgleich verwendet. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Transaktionen und Spesen mit ähnlichen konvertierten Beträgen fälschlicherweise abgeglichen werden.
Beispiel: Angenommen, es gibt zwei Spesen für die gleiche Karte am selben Tag – Transaktion-1 (TRX-1) wurde mit USD 100 bezahlt (umgerechnet: EUR 102) und TRX-2 mit USD 101 (umgerechnet: EUR 102,50). Jetzt werden die Transaktionen jeweils mit der richtigen Spese abgeglichen. Vor dieser Änderung war es wahrscheinlicher, dass EXP-2mit TRX-1 und umgekehrt abgeglichen wurde.
Falls eine Transaktion keinen ursprünglichen Betrag und keine ursprüngliche Währung enthält oder der ursprüngliche Betrag der Spese nicht mit dem der Transaktion übereinstimmt, wird die bestehende Abgleichlogik verwendet.
Verwalten nicht zugewiesener Reisekosten, die von Partnern importiert wurden
Yokoy importiert Reisekosten von integrierten Partnern (wie Travelperk, eHotel und anderen). Importierte Reisekosten können entweder automatisch einem bestimmten Mitarbeiter/Submitter in Yokoy oder einem zentralen Reiseadmin zur Bearbeitung zugewiesen werden.
Nun ermöglicht es Yokoy, nicht zugewiesene Reisekosten in einem klaren und effizienten Arbeitsablauf zu verwalten. Wenn eine Spese nicht einem Submitter zugeordnet werden kann, wird sie als „nicht zugewiesen“ importiert. Der User des Reiseadmins kann diese Spesen dann dem richtigen Submitter zuordnen.
Gehe zu Travel Admin > Import, wählen Sie unter Mitarbeiter die Option Nicht zugewiesen aus.
Klicken dann auf die Spese, klicke auf die Dropdown-Liste für den Mitarbeiter und wähle dann den richtigen Mitarbeiter aus.
