🌐 Web-App | 👤 Finance
Die Anzahl der angezeigten Spesen, Rechnungen und Reisen kann in Finance > Prüfung mit Hilfe von Filtern eingegrenzt werden. Ebenso kann die Anzahl der angezeigten Elemente pro Seite sowie die angezeigten Informationen von Dir festgelegt werden.
Filtere Spesen in Finance > Prüfung
Auf der Seite Finance > Prüfung werden alle Spesen mit dem Status In Prüfung angezeigt. Du kannst über das Suchfeld direkt nach einem bestimmten Bericht suchen oder einen oder mehrere Filter anwenden, um die in der Tabelle angezeigten Ausgaben, Reisen und Rechnungen einzugrenzen.
Die Elemente sind nach Ausgabentyp gruppiert: Spesen, Rechnungen und Reisen. Mit dem Dropdown-Menü oben rechts kannst du zwischen den Ausgabentypen wechseln.
Gib ein Stichwort in das Suchfeld ein, um eine Suche nach allen Belegen mit diesem Stichwort in diesem Ausgabentyp durchzuführen. Wenn Du zum Beispiel die Mitarbeiter-ID riki eingibst, sucht Yokoy nach Elementen, die "riki" in einem der Felder des Berichts enthalten.
Je nach Ausgabentyp können die Filter auf der Püfungs-Seite variieren. Standardmäßig werden drei Filter angezeigt. Du kannst weitere Filter hinzufügen (+ Mehr Filter), um die Ergebnisse einzugrenzen oder die Standardfilter auszublenden
Alle Änderungen, die Du an den Filtern vornimmst, werden gespeichert, wenn Du die Seite das nächste Mal aufrufst. Möglicherweise musst Du im Fenster "+ Mehr Filter" nach unten scrollen, um alle verfügbaren Filter zu sehen.
Um einen Filter anzuwenden, wähle einen Wert für den ausgewählten Filter aus. Wenn Du beispielsweise nach Kategorie filtern möchtest, klicke auf das Pfeilsymbol, um die für den Ausgabentyp verfügbaren Kategorien anzuzeigen. Wähle einen Kategoriewert aus, um die Tabellenergebnisse auf Elemente mit dieser Kategorie zu beschränken.
Die Filter, die standardmäßig angezeigt werden, sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet.
Filter in der Registerkarte Spesen
Du kannst Spesen anhand dieser Attribute filtern:
Warnungen/Fehler*: Zeigt eine Liste der Hinweise, Warnungen und Benachrichtigungen für die in der Tabelle angezeigten Spesen an. Wenn es Ausgaben mit keinen Hinweisen, Warnungen oder Benachrichtigungen gibt, siehst Du zusätzlich die Option Keine Warnungen mit einem grünen Flaggensymbol.
Mitarbeiter/in*: Zeigt eine Liste aller Mitarbeiter/innen an, die Spesen eingereicht haben. In der Tabelle werden nur Spesen der ausgewählten Mitarbeiter/innen angezeigt.
Zahlungsmethode*: Methode, mit der die Spesen bezahlt wurden. Spesen können entweder mit der Firmenkarte oder privat bezahlt werden.
Datum: Wähle ein Datum aus, für das Du die Spesen sehen möchtest. Es werden nur Posten mit diesem Datum angezeigt.
Anspruch: Gesamtanspruch der Spesen in Firmenwährung. Mit diesem Filter werden der kleinste und der höchste Gesamtanspruch für die in der Tabelle angezeigten Spesen ermittelt. Du kannst einen Bereich innerhalb dieser Grenzen festlegen, für den Du die Spesen anzeigen möchtest.
Anspruch (Belegwährung): Gesamtanspruch der Spesen in Ausgabenwährung. Mit diesem Filter werden der kleinste und der höchste Anspruch für die in der Tabelle angezeigten Spesen ermittelt. Du kannst einen Bereich innerhalb dieser Grenzen festlegen, für den Du die Spesen anzeigen möchtest.
Land: Land, in dem die Spese getätigt wurde. Es werden nur Spesen angezeigt, die diesem Land entsprechen.
MwSt.: Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer in der Firmenwährung. Mit diesem Filter werden der kleinste und der höchste MwSt.-Betrag für die in der Tabelle angezeigten Spesen ermittelt. Du kannst einen Bereich innerhalb dieser Grenzen festlegen, für den Du die Spesen anzeigen möchtest.
Matchingstatus: Status, der angibt, ob eine Spese mit einer Transaktion gematched ist. Der Matching-Status kann sein:
Privat: Die Spese wurde vom Submitter mit einer privaten Zahlungsmethode bezahlt.
Nicht matched: Die Spese bezieht sich auf eine Kartentransaktion und wurde noch nicht mit dieser gematched.
Matched: Die Spese ist mit ihrer entsprechenden Kartentransaktion gematched.
Nicht zutreffend: Die Spese wurde vom Reiseanbieter bezahlt.
Kategorie: Hauptkategorie der Spese. Es werden nur Spesen angezeigt, für die diese Kategorie ausgewählt wurde.
Kostenobjekt: Haupt-Kostenobjekt für die in der Tabelle angezeigten Spesen.
Filter in der Registerkarte Reisen
Du kannst Reisespesen anhand dieser Attribute filtern:
Benachrichtigungen*: Zeigt eine Liste der Hinweise, Warnungen und Benachrichtigungen für die in der Tabelle angezeigten Reisen an. Wenn es Reisen mit keinen Hinweisen, Warnungen oder Benachrichtigungen gibt, siehst Du zusätzlich die Option Keine Warnungen mit einem grünen Flaggensymbol.
Reisender*: Zeigt eine Liste mit allen Personen an, die Reisespesen für die in der Tabelle angezeigten Reisen eingereicht haben.
Start Datum*: Datum, an dem die erste Reisespese beginnt. Der Filter kann ohne Enddatum verwendet werden.
End Datum*: Datum, an dem die letzte Reisespese ended. Der Filter kann ohne Startdatum verwendet werden.
Anspruch: Gesamtanspruch der Reise in Firmenwährung. Mit diesem Filter werden der kleinste und der höchste Gesamtanspruch für die in der Tabelle angezeigten Reisen ermittelt. Du kannst einen Bereich innerhalb dieser Grenzen festlegen, für den Du die Reisen anzeigen möchtest.
Standardkostenstelle: Standardkostenstelle der Reise. Zeigt die Kostenstellen für die aktuell in der Tabelle angezeigten Reisen an.
Land: Land, in dem die Ausgaben während der Reise getätigt wurden.
MwSt.: Gesamtbetrag der Mehrwertsteuer in der Firmenwährung.
Tags: Der Reise zugewiesene Tags, wenn für das Unternehmen Tags eingerichtet wurden.
Filter in der Registerkarte Rechnungen
Die Registerkarte Rechnungen enthält ein globales Suchfeld, in dem Du nach Rechnungsnummern, Rechnungs-IDs, Lieferantennamen und Namen von Genehmigenden suchen kannst. Du kannst Rechnungen auch anhand dieser Attribute filtern:
Benachrichtigungen*: Zeigt eine Liste der Hinweise, Warnungen und Benachrichtigungen für die in der Tabelle angezeigten Rechnungen an. Wenn es Rechnungen mit keinen Hinweisen, Warnungen oder Benachrichtigungen gibt, siehst Du zusätzlich die Option Keine Warnungen mit einem grünen Flaggensymbol.
Lieferant*: Lieferant der Waren, für die die Rechnung ausgestellt wurde.
Gesamtforderung (Rechnungswährung)*: Gesamtanspruch der Rechnungen in Firmenwährung. Mit diesem Filter werden der kleinste und der höchste Gesamtanspruch für die in der Tabelle angezeigten Rechnungen ermittelt. Du kannst einen Bereich innerhalb dieser Grenzen festlegen, für den Du die Rechnungen anzeigen möchtest.
Währung: Bruttobetrag der Rechnung in der Firmenwährung. Zeigt nur Rechnungen in dieser Währung an.
Rechnungsdatum: Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. Zeigt nur die Rechnungen an, die für dieses Datum überprüft werden sollen.
Datum des Hochladens: Datum, an dem die Rechnung hochgeladen wurde. Zeigt nur die Rechnungen an, die für dieses Datum überprüft werden sollen.
Fälligkeitsdatum: Datum, an dem die Rechnung fällig ist. Zeigt nur die Rechnungen an, die für dieses Datum überprüft werden sollen.
Submitter: Submitter der Rechnung. Zeigt nur Rechnungen für diesen Submitter an.
✏️ Hinweis
Die Registerkarten Reisen und Rechnungen werden nur angezeigt, wenn sie von Deinem Yokoy-Admin konfiguriert wurden.
Auswahl der Anzeige von Berichten
Auf der Prüfungs-Seite werden standardmäßig 30 Artikel pro Seite angezeigt. Du kannst die Anzahl der angezeigten Artikel jedoch ändern, indem du auf Artikel pro Seite klickst. Du kannst wählen, ob Du 10, 20, 30 oder 50 Artikel pro Seite anzeigen möchtest.
Du kannst durch die Ergebnisse navigieren, indem Du auf die Seitenzahl klickst oder die Pfeilsymbole verwendest, um in der Liste vor oder zurück zu blättern.
Du kannst Spalten einblenden, indem Du auf Versteckte Spalten klickst und die Spalten, die Du sehen willst, auswählst. Um Spalten auszublenden, wähle sie ab. Mit Yokoy können beliebig viele Spalten ausgeblendet werden. Standardmäßig gibt es keine Pflichtspalten.
Spalten nach Ausgabentyp
Die Spalten, die angezeigt werden können, hängen vom Ausgabentyp ab.
| Registerkarte Spesen | Registerkarte Rechnungen | Registerkarte Reisen |
Voreinstellung |
|
|
|
Optional |
|
|
|
✏️ Hinweis
Durch das Ein- und Ausblenden von Standardspalten bleibt das Layout nur für die aktuelle Sitzung erhalten. Beim Abmelden wird die Spaltenauswahl auf die Standardeinstellungen zurückgesetzt.