Yokoy Expense: Fapiao-Konformität, Unterstützung für deutsche Tagespauschalen und Reiseverbesserungen – Januar 2023.

Yokoy kann nun Belege oder „Fapiao“ verarbeiten, die den chinesischen Vorschriften entsprechen. Diese Belege werden zunächst über eine API mit dem Golden Tax System validiert, bevor User sie einreichen können. Darüber hinaus kann Yokoy sowohl allgemeine als auch spezielle/Mehrwertsteuer-Fapiao verarbeiten.

Wir haben die Pauschalen für Mitarbeiter und Firmen in Deutschland gemäß den aktualisierten Verpflegungsregelungen auf Basis des deutschen Einkommensteuergesetzes angepasst. Mitarbeiter erhalten nun die aktualisierten Pauschalen als ihre Verpflegungspauschale. Für Kunden mit einer eigenen, angepassten Konfiguration stellen wir die aktualisierten Pauschalen des Bundesministeriums der Finanzen (nur auf Deutsch) zur Verfügung. Es ist zu beachten, dass die bestehende Konfiguration keine Übernachtungspauschalen beinhaltet.

Admins können nun Finance-Usern ermöglichen, den Gesamtbetrag einer Spese während der Prüfphase zu bearbeiten. Diese Funktion gilt für Ausgaben mit oder ohne Belege. Hinweis: Es ist derzeit noch nicht möglich, den Gesamtbetrag bei Tagespauschalen zu bearbeiten.

Admins können das Kostenstellenfeld bei Spesen als Pflichtfeld festlegen, sodass eine Kostenstelle ausgewählt werden muss, bevor die Spese eingereicht werden kann. Diese Einstellung kann unter Admin > Firmeneinstellungen im Abschnitt Definition Spesenrapport konfiguriert werden.

Wenn ein Submitter eine Reise in verschiedenen Phasen zurückruft, haben wir das Verhalten der App aktualisiert, um eine Duplizierung automatisch generierter Ausgaben zu verhindern. Solange sich die Reise im Entwurfsstadium befindet, kann der Submitter die Reise frei bearbeiten, ohne Warnungen zu erhalten.

Befindet sich die Reise In Prüfung und der Submitter möchte Änderungen vornehmen, wird er mit einer Warnung darauf hingewiesen, dass seine Änderungen alle automatisch generierten Ausgaben zurücksetzen. Falls er dennoch fortfährt, werden alle bestehenden automatisch generierten Ausgaben gelöscht und neu berechnet. Der Submitter muss alle Abzüge erneut anwenden.

Sobald mindestens eine Spese der Reise im Exportstadium ist, kann die Reise nicht mehr bearbeitet werden, und der Submitter wird entsprechend informiert.

Yokoy warnt Finane-User nun, wenn das Mehrwertsteuerfeld in einer Spese für die konfigurierten Länder fehlt. Diese Warnung wird nicht angezeigt, wenn für das jeweilige Land keine Mehrwertsteuer konfiguriert ist oder wenn die Kategorie von der Berücksichtigung ausgenommen ist.

Im Rahmen der Kilometergeldabrechnungen ermöglicht diese Funktion den Usern, die gefahrene Strecke (in Kilometern oder Meilen) jedes Mitarbeiters zu berechnen und zu verfolgen. Diese Informationen können in Analytics eingesehen werden.

Falls Du interessiert bist, hier ist, wie dies für die Finanzrolle funktioniert und wie es für die Managerrolle funktioniert.

Beim Eingeben einer Adresse für eine Reise oder Kilometergeldabrechnung zeigt Yokoy nun mehrere Google Maps-Standortvorschläge basierend auf der Eingabe an. Das zuvor freie Textfeld für die Adresse wurde nun in eine Dropdown-Liste umgewandelt, aus der User eine Adresse auswählen können.

Similar to per diems, admins can now enable or disable the mileage claim icons on both the left and top action menus, so users can create new mileage claims wherever they are in the web app.

This can be enabled or disabled under Admin > Company under the section Expense report definition.

Ähnlich wie bei den Verpflegungspauschalen können Admins nun die Kilometergeld-Icons sowohl im linken als auch im oberen Aktionsmenü aktivieren oder deaktivieren, sodass User neue Kilometergeldabrechnungen erstellen können, egal wo sie sich in der Web-App befinden.

Diese Funktion kann unter Admin > Firmeneinstellungen im Abschnitt Definition Spesenrapport aktiviert oder deaktiviert werden.