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Hier findest Du eine Anleitung zur Durchführung von Analysen und zur Erstellung von Berichten mit Ausgabedaten in Yokoy. Abhängig von der Genehmigungsstrategie Deines Unternehmens (entweder Genehmigung durch den/die Vorgesetzte/n oder Genehmigung durch den/die Kostenobjektverantwortliche/n) kannst Du entweder die Ausgabedaten Deines Teams (als Vorgesetzte/r) oder die Ausgabedaten Deines Kostentobjekts (als Kostenobjektverantwortliche/r) analysieren.
Die Aufzählungspunkte unter diesem Abschnitt sind mit den einzelnen Kapiteln verlinkt, damit Du direkt zu den Themen springen kannst, die Dich interessieren.
Schritt 1: Erste Schritte
Um mit der Analyse der Ausgabedaten Deines Teams zu beginnen, gehe zum Manager-Menü und wähle die Registerkarte Analytics.
Schritt 2: Aufbereitung der Daten
Im weissen Arbeitsbereich findest Du mehrere Abschnitte, mit denen Du die Ausgabedaten verfeinern kannst.
Im ersten Abschnitt, Auswahl der Zeitspanne, kannst Du die Ausgabedaten eingrenzen, indem Du ein bestimmtes Start- und Enddatum auswählst, zwischen welchen die Ausgabedaten liegen sollen.
Da Spesenabrechnungen bis zur Auszahlung verschiedene Stadien durchlaufen, weicht das Einreichungsdatum einer Spesenabrechnung in der Regel von ihrem Genehmigungs-, Prüfungs- und Zahlungsdatum ab. Daher kannst Du zusätzlich das Datumsfeld angeben, auf das Du Dich konzentrieren möchtest.
Im nächsten Abschnitt, Anwendung von Filterkriterien, kannst Du den Umfang Deiner Ausgabedaten anhand der folgenden Kriterien anpassen:
Firma: Wähle die Firma aus, in dem sich die Ausgaben befinden, die Du analysieren möchtest
Status: Hier können alle oder bestimmte Status von Ausgaben ausgewählt werden. Es können auch mehrere Status gleichzeitig ausgewählt werden
Mitarbeiter: Hier kannst Du nur einen oder mehrere direkte Unterstellte auswählen. Beachte, dass Du entweder eine Analyse auf Basis von Mitarbeiterdaten oder von Kostenobjektdaten durchführen kannst, aber nicht beides.
Kostenobjekte: Hier können mehrere oder einzelne Kostenobjekte ausgewählt werden. Abhängig von Deinen Unternehmenseinstellungen in Yokoy kannst Du entweder nur die Kostenobjekte auswählen, die Du besitzt, oder zusätzlich alle untergeordneten Kostenobjekte, die in der Hierarchie unter Deinen Kostenobjekten liegen. Beachte, dass Du entweder eine Analyse auf Basis von Mitarbeiterdaten oder von Kostenobjektdaten durchführen kannst, aber nicht beides.
Der dritte Abschnitt, Definition der Berichtsstruktur, stellt das wichtigste Konfigurationswerkzeug für die Berichtserstellung und die Durchführung Deiner Analyse dar. In der oberen Zeile kannst Du den Diagrammtyp für die Visualisierung der Informationen, die Berichtswährung mit dem Währung melden Dropdown-Menü, und die Berichtssprache festlegen.
In der unteren Zeile kannst Du die Datenfelder auswählen, die Du in Deiner Analyse aufnehmen möchtest, indem Du diese per Drag & Drop entweder in das Zeilen-Feld oder in das Spalten-Feld ziehst. Bitte beachte, dass die Entscheidung, welche Datenfelder als Zeilen oder Spalten eingefügt werden, die Anzeige der Informationen im Diagramm und später im Bericht beeinflusst.
Tipps:
Wenn Du die Auswahl von Datenfeldern aufheben oder deren Reihenfolge innerhalb des Zeilen- oder Spalten-Feldes ändern möchtest, kannst Du dies auch mit der Drag & Drop Funktion machen.
Um alle Datenfelder auf einmal in das Feld Zeilen einzufügen, klicke auf (alle) direkt neben der Zeilen-Überschrift.
Schliesslich kannst Du in der Dropdown-Liste Werte (aggregiert) unterhalb des Spalten-Feldes entscheiden, welche Ausgabenwerte angezeigt werden sollen (es können mehrere Felder ausgewählt werden).
Du kannst Dir folgende Werte anzeigen lassen:
die Spesenwerte als Gesamtbetrag oder Steuerbetrag in Berichtswährung
den Pauschalbetrag als Referenzbetrag
die zurückgelegte Distanz bei Fahrtpauschalen
Sobald Du mit Deinen Konfigurationen zufrieden bist, klicke auf Bericht generieren.
Schritt 3: Anzeige der Ergebnisse
Im Abschnitt Ergebnisse am unteren Rand der weissen Arbeitsfläche findest Du ein Diagramm, in dem die Informationen nach Deinen Vorgaben dargestellt werden. Um detaillierte Informationen zu den aggregierten Werten zu erhalten, fahre einfach mit dem Zeiger über das Diagramm.
Wenn Du den vollständigen Bericht herunterladen möchtest, klicke auf das Download-Symbol im Ergebnisse Abschnitt. Nun wird automatisch ein .xlsx-Arbeitsblatt erstellt und in Deinen Downloads gespeichert. In dem Arbeitsblatt werden die Informationen in einer Pivot-Tabelle angezeigt, was die Transparenz Deiner Ausgabedaten erhöht und Dir weitere Rückschlüsse ermöglicht.
Jetzt bist Du an der Reihe, Deine eigenen Analysen für Dein Team durchzuführen!