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Unter Finance > Analytics kannst Du Berichte mit Analysen zu Ausgaben erstellen, die eine Aufschlüsselung der Spesen nach Land oder Submitter, Transaktionsdaten sowie Rechnungsdaten nach Lieferant, Lieferantenland und mehr enthalten. Du kannst einen Bericht von Grund auf neu erstellen oder eine bestehende Vorlage verwenden, um Daten zu extrahieren.
Bericht generieren
Um einen Bericht zu generieren, musst Du:
Berichtstyp festlegen
Du kannst Berichte für Spesen, Transaktionen oder Rechnungen erstellen. Wähle in der Dropdown-Liste Typ wählen die Art der Daten aus, die in den Bericht aufgenommen werden sollen, und bestimme dann die Firma, für die Du den Bericht erstellen möchtest.
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Datumsbereich festlegen
Du kannst den Berichtsumfang nach Datum begrenzen, indem Du im Abschnitt Auswahl der Zeitspanne ein bestimmtes Start- und Enddatum für die Berichterstellung angibst.
Da es einige Zeit dauern kann, bis eine Spese oder Rechnung die verschiedenen Stufen des Genehmigungsprozesses durchläuft, bis sie an den Mitarbeiter ausgezahlt wird, kann das Einreichungsdatum vom Genehmigungs-, Prüf- und Zahlungsdatum abweichen. Da das Importdatum der in Yokoy erfassten Kartentransaktionen leicht von den Daten der Kartentransaktionen abweichen kann, solltest Du den Datumsbereich in diesem Abschnitt um ein paar Tage erweitern.
Für Spesen und Rechnungen kannst Du im Datumsfeld auswählen, welche Art von Datum Du für die Datenauswahl verwenden möchtest. Gib den Zeitraum in den Feldern Von / Bis an. Du kannst das Datum mit Hilfe des Kalenders auswählen oder das Datum im Standardformat Deines Profils eingeben.
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Berichtsumfang festlegen
Du kannst den Umfang der in den Bericht aufgenommenen Daten über den Abschnitt Anwendung von Filterkriterien anpassen.
Je nachdem, ob es sich bei dem Berichtstyp um Spesen-, Rechnungs- oder Transaktionsdaten handelt, variieren die Filterkriterien.
Spesen- und Rechnungskriterien:
Mitarbeiter/in: Schränke den Bericht auf einzelne Mitarbeiter ein oder schließe alle Mitarbeiter ein. In der Standardeinstellung werden alle Mitarbeiter angezeigt.
Zuvor genehmigt durch: Wähle einzelne Genehmiger oder alle Genehmiger. In der Standardeinstellung werden alle aktuellen Genehmigenden angezeigt.
Kostenobjekte: Zeige ein einzelnes Kostenobjekt oder alle Kostenobjekte an. Standardmäßig werden alle Kostenobjekte angezeigt.
Status: Wähle einen einzelnen, mehrere oder alle Status aus. Standardmäßig sind die Status Zur Korrektur, In Genehmigung, In Prüfung, Bereit für Export, Abgelehnt, Exportiert, Bereit für Export (Firmenkartenaufwand) und Exportiert (Firmenkartenaufwand) ausgewählt..
Aktueller Genehmiger: Wenn die Genehmigungsrechte vorübergehend an einen anderen Benutzer delegiert wurden, kannst du den aktuellen Genehmiger auswählen.
Transaktionskriterien:
Status: Wähle die Transaktionsstatus matched, not matched oder beide.
Spesen-Status: Wähle einzelne Spesen-Status aus oder lass Dir alle Status anzeigen.
✏️ Hinweis
Dieser Abschnitt ist optional. Wenn Du keine Auswahlkriterien angibst, verwendet Yokoy beim Erstellen des Berichts automatisch die Standardeinstellungen.
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Berichtsstruktur festlegen
Hier wird die Konfiguration für den Bericht festgelegt. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Diagrammtyp: zur Visualisierung der Informationen. Es kann entweder ein Balkendiagramm oder ein Säulendiagramm sein.
Berichtswährung: Währung, die für die Anzeige von Beträgen verwendet werden soll.
Berichtssprache: Sprache, in der Kopfzeilen und Warnungen angezeigt werden.
Du kannst die Datenfelder, die Du in Deinen Bericht aufnehmen möchtest, auswählen, indem Du sie per Drag & Drop entweder in das Feld Zeilen oder Spalten ziehst. Die Datenfelder, die Du in die Felder Zeilen und Spalten ziehst, beeinflussen, wie die Informationen später im Diagramm und im Bericht angezeigt werden. Du kannst überprüfen, wie die Informationen angezeigt werden, bevor Du den Bericht herunterlädst, indem Du den Abschnitt Ergebnisse aufrufst.
💡Tipp
Wenn Du die Auswahl von Datenfeldern aufheben oder ihre Reihenfolge innerhalb des Zeilen- oder Spalten-Felds ändern möchtest, ziehe das entsprechende Datenfeld einfach per Drag & Drop. Um alle Datenfelder auf einmal in das Zeilen-Feld einzufügen, klicke auf (alle), das Du neben der Beschriftung der Zeilen findest.
In der Dropdown-Liste Werte (aggregiert) kannst Du entscheiden, welche Werte für die Spesen angezeigt werden sollen, indem Du mehrere Werte auswählst. Du kannst sie anzeigen als:
Spesen: Gesamtbetrag oder Steuerbetrag in Berichtswährung
Tagespauschale: Referenzbetrag, Basissatz, Grundbetrag, Zugänge, Abzüge, Referenzsatz für Zugänge, Abzugsreferenzsatz, Referenzsatz für den Grundbetrag und Basissatz-Referenzsatz
Kilometerstand: die zurückgelegte Distanz
Einkommensteuer
Wenn Du alle Werte ausgewählt hast, die angezeigt werden sollen, klicke auf Bericht generieren.
Du kannst die Berichtskonfiguration als Vorlage speichern, indem Du auf die Schaltfläche Als neue Vorlage speichern klickst.
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Ergebnisse anzeigen
Im Abschnitt Ergebnisse wird ein Diagramm angezeigt, in dem die Informationen nach Deinen Wünschen dargestellt werden. Um detaillierte Informationen zu den aggregierten Werten anzuzeigen, bewege den Mauszeiger über das Diagramm. Du kannst die nachfolgenden Datenreihen durchblättern, indem Du auf den Abwärtspfeil unter dem Diagramm klickst.
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Um den vollständigen Bericht herunterzuladen, klicke auf das Download-Symbol oder den Link report.xlsx. Es wird automatisch eine Excel-Tabelle erstellt und in deinen Downloads gespeichert.
In der Tabelle werden die Informationen wie konfiguriert exportiert. Mit Hilfe von Pivot-Tabellen kannst Du die Daten analysieren und die Anzeige der Datenausgabe nach Bedarf anpassen.