🌐 Web-App | 👤 Yokoy-Admin mit Workflow Designer-Berechtigungen
Du kannst einen neuen Workflow von Grund auf neu erstellen, indem Du die entsprechenden Knoten durch Ziehen und Ablegen hinzufügst, oder einen vorhandenen Workflow als Vorlage verwenden.
So erstellst Du einen neuen Workflow:
Gehe zu Admin > Workflow Designer
Klicke auf Neuer Workflow.
Wähle Rechnung oder Spese aus.
Gib einen Namen für Deinen neuen Workflow ein.
Standardmäßig werden neue Workflows nach dem Workflow-Typ und dem Datum benannt.Ziehe die Knoten durch Ziehen und Ablegen in den gewünschten Bereich, um Deinen Workflow zu erstellen.
Verbinde die Knoten, indem Du einen Pfad von einem Knoten zum nächsten ziehst.
Klicke auf Speichern, um einen Entwurf Deines Workflows zu erstellen, oder auf Veröffentlichen, um ihn für die Aktivierung in den Firmeneinstellungen (für Spesen) oder Rechnungseinstellungen der Firma verfügbar zu machen.
Der neue Workflow wird auf der Seite Admin > Workflow Designer unter der Registerkarte Alle Workflows angezeigt.
✏️ Hinweis
Workflows sind dokumentartenspezifisch. Das bedeutet, dass Workflows für Spesen nicht zur Bearbeitung von Rechnungen verwendet werden können und umgekehrt. Du musst für jede Dokumentart separate Workflows einrichten.
Alternativ kannst Du eine eigene benutzerdefinierte Vorlage aus einem vorhandenen Workflow erstellen:
Wähle einen vorhandenen Workflow in der Übersicht des Workflow Designers aus.
Klicke im Arbeitsbereich des Workflow Designers auf Workflow herunterladen.
Verlasse den Arbeitsbereich von Workflow Designer.
Erstelle einen neuen Workflow, indem Du auf Neuer Workflow klickst.
Klicke im Arbeitsbereich von Workflow Designer auf Workflow hochladen und wähle die JSON-Datei im Datei-Fenster aus.
Der Workflow wird in den Arbeitsbereich geladen. Du kannst beliebige Änderungen an den Knoten vornehmen.
Wenn Du fertig bist, klicke je nach Bedarf auf Speichern oder Veröffentlichen.
💡 Tipp
Wenn Du Deinen Workflow nicht veröffentlichen kannst, lies bitte den Artikel Behebung von Workflow-Fehlern.
❗️Warnung
Stelle sicher, dass Du ein gültiges Workflow-Beispiel für den Workflow-Typ hochlädst, d.h. einen Rechnungs-Workflow, wenn Du einen Workflow für Rechnungen erstellst. Das Hochladen eines Workflow-Beispiels für Spesen in einen Rechnungs-Workflow führt zu Fehlern.
🚧 Vorsicht
Du kannst vorhandene Workflows nicht bearbeiten, da sie möglicherweise bereits für die Verarbeitung von Dokumenten verwendet werden. Wenn Du das Verhalten ändern möchtest, musst Du einen neuen Workflow erstellen und ihn dann aktivieren. Der neue Workflow wird ab diesem Zeitpunkt für alle neuen Dokumente verwendet.
Einen Workflow umbenennen
Nachdem Du einen Workflow erstellt hast, kannst Du ihn bei Bedarf umbenennen.
Das Umbenennen eines Workflows ändert nicht dessen Inhalt, sondern nur den Namen. Du kannst sowohl veröffentlichte als auch Entwurfs-Workflows umbenennen.
Dafür musst Du folgendes tun:
Gehe zu Admin > Workflow Designer.
Klicke in der Workflow-Übersichtsliste in der Spalte Aktionen auf das Stiftsymbol. Gib den neuen Namen des Workflows ein und klicke auf Speichern.
Du kannst einen Workflow auch direkt im Workflow-Designer-Arbeitsbereich umbenennen. Klicke auf einen Workflow, um ihn anzuzeigen. In der Symbolleiste musst Du auf das Stiftsymbol klicken. Gib danach den neuen Namen des Workflows ein und klicke auf Speichern.