🌐 Web-App | 👤 Yokoy-Admin mit Workflow Designer-Berechtigungen
Statusknoten geben den Status des Dokuments an. Diese Knoten stellen also Yokoy-interne Status dar (z. B. Entwurf, In Prüfung usw.). Je nach Dokument kann dieser Status unterschiedliche Bedeutungen haben. Zum Beispiel: Exportiert.
Die in Yokoy verwendeten Status sind:
Statusknoten | Beschreibung |
New (Neu) | Nur Rechnung. Ausgangszustand für importierte Dokumente. |
Draft (Entwurf) | Das Dokument wurde erstellt, aber noch nicht eingereicht oder nach der Einreichung zurückgezogen. |
In review (In Prüfung) | Das Dokument wird geprüft. |
(Needs revision) Zur Korrektur | Das Dokument enthält Fehler oder Unstimmigkeiten. |
Ready for export (Bereit für Export) | Die Rechnung kann in das System des Drittanbieters exportiert werden. |
Ready for expense export (Bereit für Export von Spesen) | Nur Spesen. Die Spesen können in das System des Drittanbieters exportiert werden |
Ready for transaction export (Bereit für Export von Transaktion) | Nur Spesen. Die Transaktionen können in das System eines Drittanbieters exportiert werden |
Exported (Exportiert) | Nur Rechnung. Endgültiger Status für Rechnungen. Die Rechnung wurde an das Drittsystem gesendet. |
Spese exportiert | Nur Spesen. Endgültiger Status für Spesen. Die Spese wurde an das Drittsystem gesendet. |
Transaction exported (Transaktion exportiert) | Nur Spesen. Endgültiger Status für Transaktionen. Die Transaktion wurde an das Drittsystem gesendet. |
Rejected (Abgelehnt) | Das Dokument wurde von den Genehmigenden und/oder dem Finance-Team nicht akzeptiert. |
Archived (Archiviert) | Nur Spesen. Spesen werden im System nicht genehmigt oder akzeptiert. Das Dokument wird archiviert. |
Pending external input (Warten auf externen Input) | Nur für Rechnung. Die Rechnung befindet sich im ausstehenden Status, bis eine Antwort von einem Drittsystem eingeht. |
Jeder Statusknoten ist farblich gekennzeichnet, um den Status zu matchen, den Du für das Dokument in Yokoy siehst. Ein Workflow endet normalerweise mit einem Statusknoten, wie z. B. Exportiert.
Pfade von einem Statusknoten können eine bestimmte Aktion enthalten. Aktionen stellen die Schaltfläche im Dokument dar, mit der der nächste Schritt im Workflow ausgelöst wird, z. B. Genehmigen. Du musst immer die ausgeführte Aktion angeben, wenn Du einen Statusknoten mit einem anderen Knoten verbindest oder umgekehrt. Wenn Du beispielsweise versuchst, einen Pfad von Entwurf zu In Prüfung zu ziehen, sind die verfügbaren Aktionen Prüfen oder Zurücksenden. Mit anderen Worten, die Aktionen, die im Dokument verfügbar sind, wenn Du eine Rechnung oder Spese genehmigen musst.
Jeder Statusknoten hat eine bestimmte Kombination von Knoten, die davor und danach platziert werden können. Die Aktion, die ausgelöst werden kann, hängt von dieser Kombination ab. Der Workflow-Designer erlaubt folgende Kombinationen:
Statusknoten | Eingehender Knoten / Aktion | Ausgehender Knoten / Aktion |
New (Invoice) |
|
|
Draft
| Invoices:
Expenses:
| Invoices:
Expense:
|
In review | Invoices:
Expense: | Invoices:
Expense:
|
Needs revision | Invoices:
Expense:
| Invoices:
Expense:
|
Ready for export |
|
|
Exported (Invoices) |
|
Das wird für das Export zurücksetzen-Feature verwendet. |
Ready for expense export (Expense) | Expense:
| Expense:
|
Ready for transaction export (Expense) | Expense:
| Expense:
|
Expense exported (Expense) |
|
|
Transaction exported (Expense) |
|
|
Rejected |
|
|
Archived (Expense) |
|
|
Pending external input (Invoices) |
|