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Es kann vorkommen, dass Finance-Benutzer Einzelspesen oder Rechnungen aus verschiedenen Gründen erneut in das Finance/ERP-System exportieren musst:
der Export war unvollständig
das Dokument wurde nicht korrekt gesendet
Es gab Fehler während des Exports
Du kannst festlegen, ob Finance-Benutzer Spesen und Rechnungen in der Firma zurücksetzen dürfen. Wenn Du Finance-Benutzern diese Aktion erlaubst, wird der Spesen-Status von Exportiert auf Bereit für Export geändert.
🚧 Vorsicht
Finance-Benutzer sollten beim Zurücksetzen von Spesen und Rechnungen äußerst vorsichtig vorgehen, da dies zu doppelt verbuchten Einträgen führen kann. Wenn sie eine bereits verbuchte Spese oder Rechnung erneut exportieren, kann dies zu doppelten Erstattungen oder anderen Problemen bei der Buchhaltung führen.
Überprüfe zuerst das Finanz-/Buchhaltungssystem und nimm die entsprechenden Änderungen vor, bevor Du den Export der Spesen und Rechnungen in Yokoy zurücksetzt.
Damit Finance-Benutzer eine Spese oder Rechnung erneut exportieren können, musst Du die Option für die Firma aktivieren:
Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen.
In Compliance > Finanzabteilung/Finance-Rolle wähle die Option Finanzabteilung erlauben, den Export von Dokumenten rückgängig machen.
Klicke auf Speichern.
✏️ Hinweis
Wenn Du diese Option aktivierst, können Finance-Benutzer sowohl Spesen als auch Rechnungen in der Firma zurücksetzen. Mit anderen Worten: Sie haben die Möglichkeit, jede beliebige Spesen- oder Rechnungsbuchung nach Bedarf zurückzusetzen.