🌐 Web-App | 👤 Finance
Das Löschen von Transaktionen führt zu Datenverlust, Verwirrung und zeitaufwändigen Bemühungen, verlorene Informationen wiederherzustellen. Darüber hinaus bedeutet dies, dass diese Transaktionen nicht für Prüfungs- und Berichtszwecke zur Verfügung stehen.
Bei der Integration von Karten von Drittanbietern können Transaktionen nicht gelöscht werden, sobald sie in Yokoy importiert wurden. Wenn eine Transaktion versehentlich importiert wurde, kannst Du sie archivieren.
✏️ Hinweis
Du kannst keine Yokoy Platinum Visa Kartentransaktionen archivieren, sondern nur Transaktionen von Drittanbieter-Kartenintegrationen. Wenn Du eine fehlerhafte Transaktion findest, die nicht angezeigt werden sollte, wende Dich bitte an Yokoy Care.
Wenn Du eine Transaktion archivierst, wird sie für Submitter, Manager, Kartenadmin und Travel-Admins in der Web-App und der Mobile-App ausgeblendet.
Archivierte Transaktionen können nicht:
manuell oder automatisch gematched werden.
als privat markiert werden.
zur Genehmigung eingereicht werden.
exportiert werden.
in irgendeiner Weise geändert werden.
Archivierte Transaktionen werden unter Finance > Kartentransaktionen mit dem Status Archiviert angezeigt.
Du kannst Transaktionen bei Bedarf direkt über die Registerkarten Kartentransaktionen oder Suchen aus dem Archiv entfernen. Archivierte Transaktionen werden auch in der Ansicht Analytics mit dem Status Archiviert angezeigt.
Archivierung einer Kartentransaktion
Eine Transaktion muss nicht gematched sein (d.h. nicht mit einer bestimmten Spesen assoziiert sein), um archiviert werden zu können.
Um Transaktionen zu archivieren, gehe zu Finance > Kartentransaktionen und wähle in der Ansicht Kartentransaktionen die zu archivierende Transaktion aus, indem Du das Kontrollkästchen aktivierst.
Klicke auf Archivieren, um die Transaktion zu archivieren, oder drücke auf das Archivsymbol rechts neben der Transaktion.
Alternativ kannst Du eine Transaktion direkt aus der Transaktionsansicht archivieren, indem Du zum Ende des Formulars scrollst.
Nach der Archivierung wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, die angibt, dass die Transaktion archiviert wurde und dass sie aus der Archivierung entfernt werden muss, bevor sie mit einer Spesenabrechnung gematched werden kann.
Die Archivierungsaktion wird zur Nachverfolgbarkeit im Verlauf der Transaktion protokolliert:
Die Transaktion ist nun für Submitter, Manager, Kartenadmin und Reiseadmin nicht mehr sichtbar. Als Finance-Nutzer kannst Du archivierte Transaktionen weiterhin in den Registerkarten Finance > Kartentransaktionen oder in der Suche anzeigen.
Aufheben der Archivierung von Kartentransaktionen
Wenn eine Transaktion irrtümlicherweise archiviert wurde, kann sie durch Klicken auf Archivierung aufheben direkt in der Transaktion oder auf das Symbol Archivierung aufheben rechts neben der Transaktion in Finance > Kartentransaktion wieder verfügbar gemacht werden.
Der Status der Transaktion wird auf Nicht matched zurückgesetzt, sodass sie für alle Benutzer in den Ansichten der Kartentransaktionen sichtbar ist. Sie kann nun mit einer Spesenabrechnung gematched, als privat markiert oder exportiert werden.
Die Aktion wird im Transaktionsverlauf aufgezeichnet:
Archivierte Transaktionen anzeigen
Abgesehen vom Zugriff auf archivierte Transaktionen in der Registerkarte Finance > Kartentransaktionen kannst Du auch in Suchen > Kartentransaktionen nach archivierten Transaktionen filtern:
