Dieser Knoten ermöglicht es Dir, eine Rechnung vorläufig an ein Finanzsystem zu buchen, bevor sie in Yokoy genehmigt wurde. Rechnungen werden in der Regel im Drittanbietersystem mit einer Zahlungsblockierung erstellt.
🚧 Vorsicht
Nur bestimmte ERP-Integrationen unterstützen diese Funktion. Zum Beispiel die Yokoy-Integration für Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Sie wird i.d.R. in Kombination mit dem Statusknoten Ausstehende externe Eingabe verwendet, der anzeigt, dass Yokoy auf eine Rückmeldung vom Drittanbietersystem wartet, ob die vorläufige Buchung erfolgreich war oder nicht.
Konfiguration
Da das im Rechnungsexport-Setup ausgewählte ERP-System unternehmensspezifisch ist (Du musst für jede Gesellschaft eine separate Konfiguration einrichten), solltest Du beachten, dass auch der Workflow unternehmensspezifisch ist.
Falls Du denselben Workflow in mehreren Unternehmen verwenden möchtest,
musst Du den Workflow duplizieren und den Wert der Export-Einrichtung im Knoten bearbeiten, bevor du den Workflow für eine neue Gesellschaft veröffentlichst und aktivierst.
Option | Akzeptierte Werte | Beschreibung |
Export-Einrichtung | Zeichenkette | Rechnungsexport-Konfiguration des ERP-Systems, das für die vorläufige Buchung der Rechnung zuständig ist. Jede Rechnungsexport-Konfiguration im Unternehmen hat eine eindeutige ID. Stelle daher sicher, dass Du die entsprechende Rechnungsexport-Konfiguration für Dein Unternehmen auswählst. Ansonsten funktioniert die Workflow-Aktion nicht. |
Die Dropdown-Liste zeigt die Namen der Rechnungsexport-Konfigurationen an,
die unter Admin > Integrationen, Tab Rechungsexport eingerichtet sind,
sowie den Namen der zugehörigen Firma. Du musst sicherstellen, dass das ausgewählte ERP-System die vorläufige Buchung unterstützt.
Der Aktivitätsknoten Vorläufige Buchung ist mit einer eingehenden Submit-Aktion verknüpft. Das bedeutet, dass nach der Submit-Aktion von einem Statusknoten Neu / Entwurf / Überarbeitung erforderlich die Rechnung vorläufig an das im Knotenoptionen ausgewählte ERP-System gebucht wird.
In der Regel ist dieser Knoten mit einem Statusknoten Ausstehende externe Eingabe verbunden, um auf eine Rückmeldung des Drittanbietersystems zu warten.
Du kannst konfigurieren, wie Yokoy weiterverfahren soll, wenn die vorläufige Buchung erfolgreich ist, und was im Fehlerfall passieren soll. Zum Beispiel:
Wenn die vorläufige Buchung erfolgreich ist: Starte den Genehmigungsprozess.
Wenn die vorläufige Buchung nicht erfolgreich ist: Wird die Rechnung zurück in den Entwurfsstatus gesetzt.