Du kannst den Yokoy-Connector für MS Dynamics 365 Business Central so konfigurieren, dass die vorläufige Buchung von Rechnungen durchgeführt wird.
Das bedeutet, dass Rechnungen in Business Central vor der Genehmigung mit einer Zahlungsblockierung erstellt werden.
Sobald die Rechnung in Yokoy genehmigt wird, wird die Zahlungsblockierung aufgehoben.
Vorläufige Buchung
Wenn Du die vorläufige Buchung für Rechnungen in Yokoy konfigurierst, werden die Rechnungen in Business Central wie folgt synchronisiert:
Wenn eine Rechnung in Yokoy eingereicht wird, wird basierend auf der Rechnung-Integrationskonfiguration entweder eine Eingangsrechnung in Business Central erstellt oder gebucht, wobei der Yokoy-Zahlungsstatus auf Nicht genehmigt gesetzt ist..
Nur Rechnungen mit dem Yokoy-Zahlungsstatus Genehmigt werden im Bericht Vorgeschlagene Kreditorenzahlungen berücksichtigt und stehen zur Verarbeitung zur Verfügung.
Sobald eine Rechnung in Yokoy genehmigt und exportiert wurde, wird der Yokoy-Zahlungsstatus in Business Central automatisch von Nicht genehmigt auf Genehmigt aktualisiert. Danach kann die Rechnung in Business Central bezahlt oder verbucht werden.
🚧 Vorsicht
Obwohl Du den Yokoy-Zahlungsstatus manuell von Nicht genehmigt auf Genehmigt ändern kannst, wird dies dringend nicht empfohlen,
da es das Konzept der vorläufigen Buchung stört. Diese Aktion wird in Business Central über den Yokoy-Connector durch rollenbasierte Zugriffsrechte kontrolliert.
Workflow einrichten
Um die vorläufige Buchung von Rechnungen durchzuführen, muss der Yokoy-Workflow zwei Knoten enthalten:
Vorläufige Buchung: Sendet die Rechnungsdaten mit einer Buchungssperre an Business Central.
Ausstehende externe Eingabe: Ein Statusknoten für Rechnungen, der die Rechnung im Workflow blockiert, bis eine Rückmeldung erfolgt, ob die Aktion erfolgreich war oder nicht.
Um den Workflow mit der erforderlichen Bedingung zum Senden der Daten zu konfigurieren, siehe Vorläufige Buchung (Rechnungen).
✏️ Unternehmensspezifischer Workflow erforderlich
Du musst für jedes Unternehmen, in dem du eine vorläufige Buchung durchführen möchtest, einen Workflow mit diesen Knoten einrichten.
Da die Knoten für die vorläufige Buchung unternehmensspezifische Werte benötigen, muss für jedes Unternehmen ein separater Workflow eingerichtet werden. Es ist nicht möglich, denselben Workflow in mehreren Unternehmen zu aktivieren.