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In Yokoy kannst Du die Details Deiner Yokoy Smart Lodge Card einsehen und verwalten, Einstellungen anpassen, die Karte zu Deinem Reisebuchungssystem hinzufügen sowie Lodge-Card-Transaktionen mit Spesen abgleichen und zuordnen.
Verwaltung von Kartennummer, Ablaufdatum und CVV
Die Kartennummer, das Ablaufdatum und der CVV-Code können ausschließlich von der Person eingesehen werden, welche die Karte erstellt hat.
Falls diese Person die Firma verlässt, schau Dir den Abschnitt: Was, wenn Du keinen Zugriff auf die Anmeldedaten Deiner Smart Lodge Card hast an.
Es wird empfohlen, ein separates Benutzerkonto ausschließlich für die Travel-Admin-Rolle zu erstellen, anstatt die Rolle einem bestehenden Benutzer zuzuweisen.
Dieser Prozess stellt sicher, dass Kartendaten sicher verarbeitet werden und den Sicherheitsstandards entsprechen, um so Deine Zahlungsinformationen zu schützen:
Gehe zu Travel Admin > Smart Lodge Cards
Wähle Deine Firma und das Bankkonto aus
Um auf die Kartennummer und weitere Informationen zuzugreifen, klicke anschließend auf das Aktionssymbol
❗️Wichtig
Die Kartennummer (PAN) und der CVV müssen sicher gespeichert werden und dürfen niemals über unsichere Kanäle wie unverschlüsselte E-Mails oder handschriftliche Notizen weitergegeben werden.
Um die Kartendaten sicher zu übertragen, verwende die Kopieren/Einfügen-Funktion, um sie aus der Yokoy-App in eine PCI/DSS-konforme Website Deiner Travel-Management-Firma oder Buchungssystems zu übertragen.
Verwaltung der Karteneinstellungen und -kontrollen
Yokoy bietet Dir verschiedene Optionen, um Deine Karte vor unbefugten Zahlungen zu schützen:
Karte kündigen
Wenn Du die Anmeldedaten der lodge card verloren haben (oder der Benutzer, der die Karte erstellt hat, die Firma verlassen hat), kannst Du die Karte kündigen, um alle Transaktionen zu unterbinden. Gekündigte Karten sind dauerhaft für Zahlungen gesperrt. Falls Du erneut eine lodge card verwenden möchtest, musst Du eine neue Karte erstellen.
Karte einfrieren
Du kannst Deine lodge card einfrieren, um vorübergehend neue Transaktionen zu pausieren – zum Beispiel, wenn Du die Karte verlegt hast oder für eine Weile keine Ausgaben erwartest. Ein Einfrieren der Karte ist eine praktische Möglichkeit, die Nutzung zu verhindern, ohne die Karte als verloren oder gestohlen melden zu müssen.
Ausgabenlimits
Beim Erstellen Deiner lodge card legst Du ein tägliches und monatliches Ausgabenlimit fest. Diese Limits kannst Du jederzeit anpassen.
Das maximale Ausgabenlimit wird durch Deinen Yokoy Smart Lodge Card-Vertrag bestimmt.
Lodge cards zu einem Reisebuchungssystem hinzufügen
Um eine lodge card in ein Reisebuchungssystem zu integrieren, kannst Du entweder die Kartennummer aus Yokoy kopieren und einfügen oder sie manuell in das Zahlungsprofil eingeben.
Dadurch wird die Karte sicher mit dem System verknüpft und sorgt für reibungslose Transaktionen unter Einhaltung der PCI/DSS-Vorgaben.
Beim Kopieren und Einfügen stelle sicher, dass die Übertragung über eine sichere, PCI-konforme Website erfolgt.
Lodge card-Transaktionen verwalten
Um alle mit Deiner lodge card durchgeführten Transaktionen einzusehen, doppelklicke auf die Karte, nachdem Du die Firma und das Bankkonto ausgewählt hast. Am oberen Rand der Seite siehst Du die letzten vier Ziffern der Kartennummer, den Kontostand sowie die ausstehenden und verfügbaren Beträge, abhängig von Deinen festgelegten Ausgabenlimits.
Der Tab Transaktionen zeigt alle bestätigten Transaktionen an, während der Tab Ausstehende Transaktionen alle Transaktionen anzeigt, die noch auf eine Autorisierung warten. Du kannst die Transaktionsliste nach Zeitraum (Transaktionsdatum) oder Status (z. B. Gematched oder Nicht gematched) filtern.
Smart Lodge Card-Transaktionen werden wie Mitarbeiter:innenkartentransaktionen behandelt, wobei jede Transaktion mit der entsprechenden Reiseausgabe verknüpft wird. Weitere Informationen zum manuellen Abgleichen von Transaktionen findest Du unter Wie kann ich Firmenkarten-Transaktionen matchen?
Du kannst eine Liste aller Transaktionen für einen bestimmten Zeitraum herunterladen, indem Du auf Als CSV herunterladen klickst.