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Du kannst eine lodge card für Deine Firma bestellen, um das Reisemanagement zu optimieren und eine bessere Kontrolle über die Reisekosten der Mitarbeiter:innen zu gewährleisten. Sobald die lodge card erstellt wurde, kannst Du sie in Deinem Reisebuchungssystem als Zahlungsmethode hinterlegen.
❗️Wichtig
Nur der Reise-Admin, der die Lodge Card erstellt hat, kann auf die Anmeldedaten (Kartennummer, Ablaufdatum, CVV) zugreifen.
Siehe: Was, wenn Du keinen Zugriff auf die Anmeldedaten Deiner lodge card hast?
Bevor Du eine neue lodge card erstellen kannst, stelle sicher, dass für Deine Firma eine Reiseintegration eingerichtet wurde. Diese kann unter Admin > Integrationen > Reiseanbieter konfiguriert werden. Sobald die Integration aktiv ist, kann Dein Yokoy-Admin die Rolle Travel Admin unter Admin > Finanz-/HR-Rollen zuweisen.
💡 Tipp
Wenn Dir die Rolle Travel Admin fehlt, wende dich bitte an den Yokoy Support für Unterstützung.
Schritte zur Erstellung einer lodge card
Um eine Lodge Card zu erstellen, stellen sicher, dass alle erforderlichen Angaben korrekt eingegeben wurden und die Karte mit den passenden Limits und Berechtigungen konfiguriert ist:
Gehe zu Travel Admin > Smart Lodge Cards
Wähle Deine Firma aus (falls zutreffend)
Wähle das Bankkonto aus (falls zutreffend)
Wenn das Bankkonto nicht angefragt oder verfügbar ist, kann keine lodge card erstellt werden.
Klicke auf Karte erstellen
Suche einen Kartennamen für die lodge card aus (maximale Länge: 32 Zeichen).
Lege ein maximales Tageslimit aus dem Dropdown-Menü fest. Dieses Limit ist der maximale Betrag, der mit der lodge card pro Tag ausgegeben werden kann. Es kann später bei Bedarf angepasst werden.
Lege ein maximales Monatslimit aus dem Dropdown-Menü fest. Dies ist der maximale Betrag, der mit der Lodge Card pro Kalendermonat ausgegeben werden kann. Auch dieses Limit kann später angepasst werden.
Füge Deine Handynummer beim Einrichten der Karte hinzu. Einige Travel-Management-Systeme erfordern möglicherweise eine Kartensicherheit durch Sicherheitsfragen und SMS-OTP zur Authentifizierung.
Klicke auf Karte erstellen.
Das Erstellen der Karte kann einige Sekunden dauern. Eine Bestätigungsnachricht erscheint, wenn der Vorgang abgeschlossen ist. Es ist keine Aktivierung der Karte erforderlich – sie ist direkt nach der Erstellung einsatzbereit.
Sobald Du eine Karte erstellt hast, kannst Du die Kartennummer, das Ablaufdatum und den CVV einsehen (vorausgesetzt, Du hast die Karte erstellt), die Karteneinstellungen und Kontrollen ändern sowie Karten-Transaktionen in Yokoy verwalten. Siehe: Manage Deine Smart Lodge Card.
Du kannst die Karte als Zahlungsmethode in Dein Reisebuchungssystem (z. B. TravelPerk) integrieren.
Was, wenn Du keinen Zugriff auf die Anmeldedaten Deiner Smart Lodge Card hast
Wenn die Person, die ursprünglich Deine Lodge Card erstellt hat, die Firma verlassen hat und Du keinen Zugriff auf die Kartendaten hast, dann hast Du zwei Optionen:
Wenn Deine Organisation SSO (Single Sign-On) aktiviert hat:
Erstelle eine neue Karte und deaktiviere die bestehende lodge card.Denke daran, dass Du die Details der neuen Karte als Zahlungsmethode in Deinem Reisebuchungssystem hinzufügen musst.
Richte einen exklusiven Travel Admin-Nutzer ein:
Dieser Nutzer sollte ausschließlich für die Verwaltung von lodge cards verantwortlich sein. Der Travel Admin sollte keine weiteren Rollen haben,außer denen, die strikt für die Verwaltung der Reiseintegration und der lodge card erforderlich sind.
❗️ Wichtig
Diese Anmeldedaten müssen sicher aufbewahrt werden und dürfen niemals über unsichere Kanäle wie E-Mail oder Messaging geteilt werden.