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In manchen Fällen kann es aus verschiedenen Gründen erforderlich sein, eine Rechnung erneut in das Finanz-/ERP-System zu exportieren:
der Export war war unvollständig
das Dokument wurde nicht korrekt gesendet
während des Exports sind Fehler aufgetreten
Als Finance-Benutzer kannst Du den Export einer einzelnen Rechnung zurücksetzen, wenn etwas schief gelaufen ist. Diese Aktion ändert den Status der Rechnung von Exportiert in Bereit für Export, sodass sie beim nächsten Exportvorgang berücksichtigt werden kann. Dein Yokoy Admin muss Dein Unternehmen so konfigurieren, dass Du den Export von Rechnungen zurücksetzen kannst.
🚧 Vorsicht
Sei beim Zurücksetzen von Rechnungen äußerst vorsichtig, da dies zu doppelt gebuchten Einträgen führen kann. Wenn Du eine bereits gebuchte Rechnung erneut exportierst, kann dies zu doppelten Erstattungen oder anderen Problemen in der Buchhaltung führen.
Überprüfe zuerst das Finanz-/Buchhaltungssystem und nimm alle erforderlichen Änderungen vor, bevor Du den Rechnungsexport in Yokoy zurücksetzt.
✏️ Hinweis
Du kannst nur einzelne Dokumente zurücksetzen, nicht einen gesamten Exportauftrag.
Eine Rechnung zurücksetzen
Du kannst Rechnungen über Finance > Suche zurücksetzen, indem Du auf die Registerkarte Rechnungen gehst und die Rechnungen nach dem Status Exportiert filterst:
💡 Tipp
Wenn Du sowohl die Finance- als auch die Audit-Rolle hast, kannst Du Rechnungen auch über Audit > Suche zurücksetzen.
Wenn Du auf die exportierte Rechnung klickst, wird im Rechnungskopf die zusätzliche Schaltfläche Export zurücksetzen angezeigt:
Gib im Popup-Fenster den Grund für das Zurücksetzen der Rechnung ein:
Die Aktion wird in der Rechnungs-Historie protokolliert und die Rechnung erhält den Status Bereit für Export.