Wenn Dein Unternehmen die Kostenträger-Genehmigung aktiviert hat, muss Dein eingereichter Kostenbericht zunächst vom Leiter des Kostenträgers genehmigt werden, bei dem es sich um Deinen Vorgesetzten handeln kann. Ist dagegen die Genehmigung durch den Linienvorgesetzten aktiviert, ist für die Genehmigung Deines Kostenberichts immer Dein Vorgesetzter verantwortlich. Eine zusätzliche Genehmigung kann erforderlich sein, wenn Dein Kostenbericht einen Genehmigungs-Schwellenwert überschreitet.

In Deiner Spesenabrechnung kannst Du unter Genehmigungen anzeigen jederzeit überprüfen, wo sich die Ausgaben derzeit befinden.

Nachdem die Ausgabe vollständig genehmigt wurde, wird sie zur Prüfung an Dein Finanzteam weitergeleitet. Sobald sie sowohl genehmigt als auch geprüft ist, kann sie exportiert und ausgezahlt werden.

Alle Aktionen werden am Ende jedes Ausgabenberichts im Abschnitt Verlauf protokolliert.

Wenn Dein Unternehmen entweder die automatische Genehmigungsfunktion aktiviert oder die Kostenträger- bzw. die Linienvorgesetzten-Genehmigung deaktiviert hat, wird Dein Kostenbericht sofort nach dem Klicken auf Einreichen zur Prüfung an Dein Finanzteam weitergeleitet.

Dies ist für Dich ersichtlich, wenn der Status sofort nach dem Einreichen Deines Ausgabenberichts genehmigt anzeigt.

Sobald der Bericht überprüft ist, kann er exportiert und ausgezahlt werden.

Alle Aktionen werden am Ende jedes Ausgabenberichts im Abschnitt Verlauf protokolliert.

Basierend auf den Einstellungen Deines Unternehmens werden Ausgaben möglicherweise automatisch überprüft, ohne dass das Finanzteam sie manuell überprüft. Meistens erfordern Ausgaben ohne Warnungen und ohne Mehrwertsteuer, die unter einem bestimmten Schwellenwert liegen, keine manuelle Finanzprüfung und werden automatisch überprüft.

Alle Aktionen werden im Abschnitt Verlauf in jedem Ausgabenbericht ganz unten protokolliert.

Wenn in Deinem Unternehmen sowohl die Kostenträger- bzw. Linienmanager-Genehmigung als auch die Funktionen zur Finanzprüfung deaktiviert sind, kann Dein Kostenbericht nach dem Einreichen exportiert und ausgezahlt werden.

Es ist auch möglich, dass Deine Kostenabrechnung zur Überarbeitung zurückgeschickt oder abgelehnt wird.

Wie Du den Status Deiner eingereichten Spesenabrechnung einsiehst, erfährst Du in diesem Artikel.