Es gibt verschiedene Besonderheiten bei der Abwicklung von Fremdwährungstransaktionen in Yokoy, welche vom Standort Deiner Firma und Deinem Firmenkartenanbieter abhängen. In diesem Artikel beantworten wir einige der am häufigsten gestellten Fragen zu Fremdwährungstransaktionen und geben Hinweise, wie Du diese am besten verwaltest. Über die folgenden Aufzählungspunkte kannst Du direkt zu den einzelnen Fragen springen, die in diesem Artikel beantwortet werden.
Warum sind meine Transaktionen in einer anderen Währung als meine Spesenabrechnungen?
Yokoy rechnet alle Spesenbeträge in Fremdwährungen in die Firmenwährung um. Bei Transaktionen hängt die Währungsumrechnung jedoch von Deinem Kartenanbieter ab, was bedeutet, dass es vorkommen kann, dass eine gematchte Transaktion und Spesenabrechnung in unterschiedlichen Währungen aufgeführt sind.
Warum weichen der Spesenbetrag und der Transaktionsbetrag voneinander ab?
Bei der Umrechnung von Spesenbeträgen in Fremdwährungen verwendet Yokoy einen anderen Ansatz als Firmenkartenanbieter. Gleichzeitig können Firmenkartenanbieter Transaktionsgebühren auf alle Fremdwährungstransaktionen erheben, welche Du mit Deiner Firmenkarte tätigst.
Diese beide Faktoren können zu kleinen Unterschieden führen, wenn Du den vom Kartenanbieter umgerechneten und kalkulierten Transaktionsbetrag mit dem von Yokoy umgerechneten und kalkulierten Spesenbetrag vergleichst.
Diese Unterschiede verhindern jedoch nicht, dass die Transaktion in Yokoy automatisch oder manuell gematcht wird, solange diese nicht signifikant sind. Wenn Du nach der Einreichung einer Spese feststellst, dass die Differenz zu gross ist, um einen Match zu ermöglichen, rufe die Spesenabrechnung zurück, füge einen Kommentar hinzu, um auf das ausstehende Matching hinzuweisen und reiche die Spesenabrechnung erneut ein. Nach der erneuten Einreichung ist Dein Finance Team in der Lage, das Transaktions-Spesen-Paar zu bearbeiten.
Warum beinhalten einige Transaktionen die Fremdwährungsgebühr, während andere Transaktionen sie nicht einschliessen?
Wie die Fremdwährungsgebühr gehandhabt wird, hängt von der Bank ab, bei der Deine Firmenkarte hinterlegt ist. Bei einigen Banken wird diese Gebühr mit dem Transaktionsbetrag verrechnet, während bei anderen Banken der Transaktionsbetrag und die Fremdwährungsgebühr getrennt voneinander verrechnet werden.
Deine Firma wird Dir mitteilen, wie Du mit separaten Fremdwährungsgebühren für Transaktionen umgehen solltest, falls diese anfallen. Im Allgemeinen wird eine der beiden unten beschriebenen Methoden angewendet.
Wie kann ich Transaktionen mit einer separaten Fremdwährungsgebühr abwickeln?
Wie bereits erwähnt, hängt die Vorgehensweise bei Fremdwährungsgebühren von Deinen firmenspezifischen Richtlinien ab. Die beiden häufigsten Methoden sind:
Doppelte Erstellung und Einreichung der Spesenabrechnung, wobei die erste Spesenabrechnung mit der entsprechenden Transaktion gematcht wird und die zweite Spesenabrechnung manuell mit der Fremdwährungsgebührentransaktion gematcht wird. Dies führt zu einer Duplikatswarnung auf den Spesenabrechnungen, aber das Einreichen ist dennoch möglich.
Erstellung einer Spesenabrechnung mit Deiner Quittung, die nach der Einreichung mit der Haupttransaktion gematcht wird, und eine anschliessende Erstellung einer Spesenabrechnung ohne Beleg für die Fremdwährungsgebührentransaktion, die mit dieser gematcht wird.
Die genauen Schritte des manuellen Matchings und der Erstellung einer Spesenabrechnung ohne Beleg für eine Transaktion findest du unter Schritt 4 des Artikels zu Transaktions-Matching.
Beachte: Dies sind zwar die beliebtesten Methoden zum Umgang mit separaten Fremdwährungsgebührentransaktionen in Yokoy, aber es gibt auch Alternativen. Prüfe daher bitte Deine firmenspezifischen Richtlinien, bevor Du in Yokoy eine der oben beschriebenen Vorgehensweisen für Fremdwährungsgebühren anwendest.