🌐 Web 📱 Mobile | 👤 Submitter
Du kannst eine neue Spesenabrechnung erstellen, indem Du eine E-Mail von Deiner Arbeits-E-Mailadresse an die folgende Adresse schickst:
✏️ Hinweis
Diese Funktion funktioniert nur, wenn die E-Mail von der E-Mail-Adresse gesendet wird, mit der Du in Yokoy registriert bist.
Wenn Yokoy die E-Mail erhält, sucht es nach einem Anhang und lädt den Anhang automatisch als Entwurf einer Spesenabrechnung in Dein Konto hoch.
🚧 Vorsicht
Es gibt eine maximale Dateigröße von 10 MB für Hauptbelege.
Da diese Dateigröße jedoch bei einigen E-Mail-Anbietern Probleme verursachen kann, wird empfohlen, sicherzustellen, dass Deine Dateien unter diesem Limit liegen.
Wenn sich mehrere Bild- oder PDF-Dateien in der E-Mail befinden,
extrahiert Yokoy die Daten lediglich aus dem ersten Anhang, ignoriert die übrigen und erstellt anschließend die Spese – basierend auf dem ersten lesbaren Anhang.
Die Anhänge werden zu einer einzigen Datei zusammengeführt, die als einzelner Beleg in Yokoy hochgeladen wird. Befinden sich mehrere Dateien desselben Typs in der E-Mail, werden sie zu einer einzigen Seite zusammengeführt.
Wenn es keinen Anhang gibt, dann erstellt Yokoy eine Spesenabrechnung aus dem Text der E-Mail.
Falls Deine E-Mail andere Datei-Formate beinhaltet (z. B. XML, XLS), werden diese als zusätzliche Seiten in der Belegvorschau hochgeladen (angezeigt wird eine leere Seite). Wenn Du diese Dateien als unterstützende Dokumente hinzufügen möchtest, solltest Du sie herunterladen und anschließend als unterstützende Dokumente erneut hochladen.
❗️ Wichtig
Wenn Du versuchst, eine Spesenabrechnung zu erstellen, indem Du eine andere E-Mail weiterleitest, die eine Quittung im Anhang hat, kann es sein, dass Yokoy diese nicht verarbeiten kann.
In diesem Fall solltest Du zuerst die Quittung herunterladen und dann eine neue E-Mail erstellen, an die Du die Quittung anhängst.