Wer ist ein Submitter in Yokoy?
Jeder Yokoy-User ist ein Submitter - das heisst, Du kannst neue Spesenabrechnungen erstellen und archivierte Spesen einsehen.
Mit der Submitter-Rolle kannst Du Spesenabrechnungen erstellen, sie zur Genehmigung einreichen, und zurückziehen, falls Du etwas ändern möchtest. Falls Du über eine Firmenkarte verfügst, bist Du zusätzlich verantwortlich für das Matching von Transaktionen mit den entsprechenden Spesenabrechnungen.
Der Genehmigungsfluss für Deine Spesen hängt von dem Genehmigungsprozess ab, der für Deine Firma in Yokoy konfiguriert wurde.
Du wirst Spesenabrechnungen entweder an Deinem Manager einreichen, wenn Deine Firma den Linienmanager-Genehmigungsfluss anwendet, oder an Kostenträger, im Falle des Kostenobjekt-Genehmigungsflusses. Unabhängig von der Genehmigungsstrategie kannst Du jederzeit den Status Deiner Spesen im Genehmigungsprozess einsehen.
Wie funktioniert das Submitter-Menü?
Das Submitter-Menü ist sowohl in der Mobile App als auch in der Web App verfügbar, und wird anwendungsübergreifend synchronisiert. Bitte beachte, dass sich die Funktionen des Menüs zwischen den beiden Versionen leicht unterscheiden, da bestimmte Funktionen nur in der Web App verfügbar sind.
Web-App
Für Dich als Submitter gibt es 2 Hauptbereiche:
Meine Aufgaben Menü:
Spesen, welche Deinerseits Bearbeitung erfordern, findest Du im Meine Aufgaben Menü.
In diesem Menü findest Du bis zu drei Registerkarten:
Einzelspesen: Verwalte individuelle Spesenabrechnungen
Reisespesen: Verwalte Spesen, die einer Reise zugeordnet wurden
Transaktionen: Gleiche Firmenkartentransaktionen mit den entsprechenden Spesenabrechnungen ab
Es gibt 2 weitere Tabs, die Du – je nach der Konfiguration Deiner Firmeneinstellungen – siehst:
Rechnungen: Lade Rechnungen hoch, falls Dein Unternehmen Yokoy für Rechnungsprozesse nutzt.
Genehmigungen: Falls Du als verantwortliche Person für die Genehmigung der Spesen Deiner Kolleg:innen zugewiesen wurdest – entweder als Vorgesetzte(r) oder als Kostenstellenverantwortliche(r).
Submitter-Menü:
Einen umfassenderen Überblick Deiner Spesen und deren Status sowie weitere Funktionen findest Du im Submitter-Menü.
Je nach Einstellungen Deiner Firma stehen Dir die folgenden Abschnitte zur Verfügung:
Einzelspesen
Hier findest Du alle individuellen Spesenabrechnungen, die Du in Yokoy erfasst hast, unabhängig von ihrem Status. Du kannst die folgenden Aktionen durchführen:
Ausgaben bearbeiten, die derzeit als Entwurf gespeichert sind oder überarbeitet werden müssen
Eingereichte Ausgaben entlang ihres Genehmigungsprozesses verfolgen
Ausgezahlte Ausgaben einsehen
Archivierte Ausgaben einsehen
Reisespesen
Hier findest Du alle individuellen Spesenabrechnungen, die Du in Yokoy erfasst hast, unabhängig von ihrem Status. Du kannst die folgenden Aktionen durchführen:
Reisespesen bearbeiten, die derzeit als Entwurf gespeichert sind oder überarbeitet werden müssen
Eingereichte Reisespesen entlang ihres Genehmigungsprozesses verfolgen
Ausgezahlte Reisespesen einsehen
Archivierte Reisespesen einsehen
Kartentransaktionen
Hier kannst Du Dir die Transaktionen Deiner Unternehmenskarte einsehen,
verwalten und nachverfolgen. Du kannst die folgenden Aktionen durchführen:
Überprüfe, ob Deine Firmenkartentransaktionen erfolgreich mit der von Dir eingereichten Kartenspesenabrechnungen gematcht wurden
Matche Firmenkartentransaktionen manuell, wenn das automatische Matching fehlgeschlagen ist
Analytics
Hier erhältst Du einen grafisch dargestellten Überblick über Deine Spesen,
gegliedert nach dem Status im Genehmigungsprozess.
Submitter
Hier können Du Spesen im Namen einer anderen Person verwalten.
Mobile App
Die mobile App bietet ähnliche Funktionen, wie z. B. eine Übersicht über Deine Spesen und Transaktionen sowie weitere Optionen in der unteren Navigationsleiste der App. Je nach Einstellung Deines Unternehmens können Dir folgende Registerkarten angezeigt werden:
SpesenVerwalte Deine offenen Spesenabrechnungen (Meine Aufgaben), eingereichten Spesenabrechnungen (Eingereicht), und Reisekostenabrechnungen (Reisen) AuszahlungErhalte Einsicht in die Spesen, welche Dir bereits ausgezahlt wurden RechnungenGuck Dir Rechnungen an, die Du in Yokoy hochgeladen hast KreditkarteVerwalte Deine ungematchten Firmenkartentransaktionen (Zu bearbeiten) sowie Deine gematchten Firmenkartentransaktionen (Erledigt) AnalyticsLasse Deine Spesen entsprechend dem Status im Genehmigungsprozess graphisch darstellen |
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Du kannst auch einen vollständigen Überblick Deiner ausgezahlten oder permanent abgelehnten Spesen verschaffen, indem Du auf die drei Balken in der oberen linken Ecke des Bildschirms klickst und Archiv wählst.
