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Einrichten eines Kostenobjekt-Workflows für Rechnungen

Erstelle einen benutzerdefinierten Workflow, um Rechnungen basierend auf den jeweiligen Kostenobjekten zu genehmigen.

Verfasst von Yokoy Team

🌐 Web | 👤 Yokoy-Admin mit Workflow Designer-Berechtigungen

💡 Tipp

Dieser Workflow ist als Vorlage für Professional- und Enterprise-Plans verfügbar.

In einem Kostenobjekt-Workflow wird eine Rechnung bearbeitet, indem die Verantwortlichen der in der Rechnung enthaltenen Kostenobjekte auf Positionsebene als Genehmiger:innen zugewiesen und anschließend die Genehmigungslogik abgeschlossen wird.

Dabei werden die Knoten Alle Kostenobjekt-Genehmiger zuweisen und Kostenobjekt-Genehmigung verwendet. Der erste Knoten weist die den Kostenobjekt-Verantwortlichen dem Rechnungsdokument zu, während der zweite Knoten Weiterleitungen behandelt bzw. die vollständige Genehmigungslogik abbildet. Beide Knoten müssen gemeinsam verwendet werden, um einen Kostenobjekt-Genehmigungsworkflow zu erstellen.

Dieser Genehmigungs-Workflow kann auch mit anderen Genehmigungsflüssen kombiniert werden.

Workflow konfigurieren

So konfigurierst Du einen Kostenobjekt-Workflow für Rechnungen:

Schritte

zu benutzende Knoten

Erforderte Optionen

1a

Neu (Status)

Veröffentlichen

1b

Entwurf (Status)

Veröffentlichen

2

Alle Kostenobjekt-Genehmiger:innen zuweisen

(Aktivität)

  • Genehmiger erforderlich:
    Wähle aus, ob mindestens ein Genehmiger für das Kostenobjekt erforderlich sein soll. Falls keine Genehmiger festgelegt sind, stoppt Yokoy den Workflow. Falls Du dieses Kontrollkästchen nicht aktivierst und kein Genehmigender für das Kostenobjekt hinterlegt ist, wird das Dokument von Yokoy zum nächsten Schritt im Workflow weitergeleitet.

3

Kostenobjekt-Genehmigung

(Genehmigung)

  • Grenzwerte prüfen:
    Wähle diese Option, wenn Du möchtest, dass bei Erreichen von Genehmigungsschwellen eine Weiterleitung an übergeordnete Kostenobjekte erfolgt.

  • Nettobetrag verwenden:
    Wähle diese Option, wenn Yokoy den Nettobetrag (anstelle des Standardverhaltens – Bruttobetrag) zur Prüfung der Genehmigungsschwelle für das Kostenobjekt heranziehen soll.

  • Unabhängigkeit prüfen:
    Wähle diese Option, wenn der Genehmiger:nicht mit dem Kostenobjekt-Verantwortlichen identisch sein darf.

    Dies wird empfohlen, wenn Du das Vier-Augen-Prinzip umsetzen möchten.

4a

Zur Korrektur (Status)

Zurückschicken

4b

Entwurf (Status)

Zurückrufen

4c

In Prüfung (Status)

Keine Aktion

✏️ Hinweis
Die zu verwendenden Knoten und Aktionen nach dem Genehmigungsknoten hängen vom jeweiligen Szenario ab. Die hier gegebene Liste ist nicht abschließend. Denke daran, einen Genehmigungsknoten stets mit den folgenden Status zu verbinden:

Zur Korrektur, Entwurf, Abgelehnt und In Prüfung.

Am Ende sollte der Workflow so aussehen:

💡Tipp
Lade das Workflow Beispiel in den Workflow Designer, um zu sehen,

wie die Knoten konfiguriert wurden.

Symbol: Anhang
Invoice_CostObject_Workflow.json
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