Wie in Wann werden Kartentransaktionen in eine andere Währung umgerechnet? beschrieben, rechnet Yokoy die Beträge von Spesenberichten (d.h. von Belegen) in Fremdwährungen in die Firmenwährung um. Hierbei werden faire Marktkurse verwendet, indem die täglichen Schlusskurse von openexchangerates.org für die Umrechnung des Totalbetrags benutzt werden. Diese Wechselkurse werden algorithmisch basierend auf mehreren zuverlässigen Quellen ermittelt und gemischt, um eine faire und unvoreingenommene Konsistenz zu gewährleisten.
Aufgrund von Wechselkursunterschieden und Transaktionsgebühren kann es jedoch zu geringfügigen Differenzen kommen, wenn man den von Yokoy umgerechneten Betrag (siehe Betrag 2 (EUR 111,85) im Bild) mit dem in Fremdwährung bezahlten und vom Kartenanbieter umgerechneten Betrag vergleicht (siehe Betrag 1 (EUR 114,92) im Bild). Das sich daraus ergebende Delta (EUR 3,07) lässt sich nicht verändern und ist auch im Export sichtbar. Buche dieses Delta daher Im Einklang mit Deinen Firmenrichtlinien für Transaktionsgebühren und Wechselkursdifferenzen.
Yokoy exportiert den Transaktionsbetrag in Kartenwährung, um sicherzustellen, dass der tatsächlich gezahlte Betrag mit dem auf den Ausgabekonten verbuchten Gesamtbetrag übereinstimmt. Da die Daten des Kartenanbieters keine ausreichenden Angaben zum anwendbaren Mehrwertsteuersatz und -betrag enthalten, bezieht Yokoy diese Daten direkt aus dem Originalbeleg in Fremdwährung über die KI-basierte optische Zeichenerkennung. Um den erstattungsfähigen Mehrwertsteuerbetrag zu ermitteln, rechnet Yokoy den Betrag aus dem Originalbeleg, wie oben beschrieben, mittels der Wechselkurse von openexchangerates.org um.