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Eine Firmenkarte sollte niemals für private Ausgaben verwendet werden, geschweige denn ein Spesenbericht dafür erstellt werden. Sollte dies dennoch geschehen, kann Yokoy dafür sorgen, dass es korrekt gehandhabt wird.
Wenn eine Transaktion durch eine private, mit der Firmenkarte bezahlte Ausgabe verursacht wurde, kannst Du diese als Privatausgabe kennzeichnen, um den korrekten Buchungsprozess in Deinem ERP-System sicherzustellen.
Um dies zu tun:
Navigiere zunächst zum Finance > Kartentransaktionen > Transaktionen Menü.
Suche die Transaktion, welche Du als Privatausgabe kennzeichnen möchtest und öffne sie.
✏️ Hinweis
Wenn die Transaktion bereits gematched wurde, musst Du das Matching aufheben, bevor Du fortfahren kannst. Wähle dann die Transaktion erneut aus und Du siehst verschiedene Aktionen zur Auswahl.
Wähle Als privat markieren aus, sodass sich der Status der Transaktion zu Privat ändert.
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Jetzt kannst Du die Transaktion exportieren, ohne dass ein entsprechender Spesenbericht erforderlich ist.
🚧 Vorsicht
Nach dem Export wird der Transaktionsbetrag auf das Kartenkonto eingezahlt, um die Ausgabe auszugleichen. Wie der Betrag dem Submitter in Rechnung gestellt wird, hängt von Deinen Firmenrichtlinien und Konfiguration ab. In der Regel wird der Transaktionsbetrag vom Mitarbeiterkonto des Submitters abgezogen bzw. die Gehaltsabrechnung wird entsprechend angepasst.