Wie funktioniert der Reconciliation-Prozess?

Zentral für die Buchhaltung ist die Reconciliation und die Sicherstellung, dass Ausgabenbeträge korrekt erfasst sind und mit Deinen Firmenkonten übereinstimmen. Ein Vorteil von Yokoy ist es, dass unsere Software diesen Prozess für Dich automatisiert. Wo früher Transaktionsabrechnungen und Ausgabenbelege von Hand verglichen wurden, übernimmt Yokoy diesen Prozess auf einer virtuellen Ebene, um die Transaktionen Deiner Firma systematisch zu überprüfen.

Nehmen wir an, Du gehst mit einem Kunden essen und bezahlst mit Deiner Firmenkarte. Sobald Du bezahlt hast, machst Du ein Foto der Quittung, markierst es als Firmenkreditkartenausgabe und lädst es in Yokoy hoch.

Während Du mit Deiner Firmenkarte bezahlst, bucht Dein Firmenkartenanbieter den Betrag von Deinem Firmenkonto ab, welcher dann ans Restaurant ausbezahlt wird. Diese Transaktion wird in einer Abrechnung festgehalten. Der Buchungsbeleg, der über einen Transaktions-Live-Feed in das Yokoy Konto Deiner Firma integriert ist, wird als Transaktion in Yokoy importiert.

Sobald Du Deinen Spesenbericht eingereicht hast, wird die Firmenkartenausgabe automatisch mit den importierten Transaktionen verglichen und gematcht, sobald die Details beider Seiten abgeglichen werden können. Dies geschieht, wenn sowohl der Spesenbericht als auch die Transaktion in Yokoy verfügbar sind.

Nachdem der Manager die Firmenkartenausgabe genehmigt und Du als Finance-User die Ausgabe geprüft sowie das Matching verifiziert hast, kann die Transaktion zur Buchung in Dein ERP-System exportiert werden. Dabei ist zu beachten, dass es sich bei dem exportierten Betrag um den Transaktionsbetrag handelt, da möglicherweise bestimmte Kartengebühren nicht in dem Spesenbericht reflektiert sind. Der einzeilige Export der Transaktion ermöglicht dann eine Einzahlung auf das Kartenkonto Deiner Firma in der gleichen Höhe, wie es belastet wurde.

Insgesamt läuft der Reconciliation-Prozess in Yokoy automatisch ab, sobald ein Kartenspesenbericht eingereicht wird. Als Finance-User besteht Deine Aufgabe darin, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen in Yokoy hochgeladen wurden und die Transaktionen mit den jeweiligen Kartenspesenberichten korrekt gematcht wurden.