1 Überprüfung des automatischen Matchings
Um sicherzustellen, dass alle Kartentransaktionen in Deinem Yokoy-Tool ordnungsgemäss verarbeitet werden, ist es wichtig folgendes zu prüfen: erstens, alle Transaktionen müssen gematched worden sein und zweitens, alle Transaktionen müssen korrekt gematched worden sein. Sobald die Spesenberichte überprüft worden sind, kannst Du mit der Überprüfung des automatischen Matchings beginnen.
Navigiere dazu zu Finance > Kartentransaktionen > Transaktionen, wo Du sowohl die gematchten wie auch die nicht gematchten Transaktionen sehen kannst. Um spezifische Spesenberichte einzusehen, welche einer Kartentransaktion zugeordnet wurden, klicke auf die Transaktion und wähle dann den Spesenbericht im Popup-Fenster aus. Bitte überprüfe dann, ob die Transaktion mit dem richtigen Spesenbericht gematched wurde.
Um Firmenkartenspesen anzuzeigen, welche noch nicht mit einer Transaktion gematched wurden, navigiere zu Finance > Kartentransaktionen > Spesen Firmenkarten und filtere das Matching-Status Dropdown-Menü nach Not matched.
✏️ Hinweis
Damit eine Spese in Yokoy als Firmenkartenspese klassifiziert wird, muss der Spesenbericht mit der Zahlungsmethode Firmenkarte eingereicht werden. Andernfalls wird sie im obigen Menü nicht sichtbar sein. Ein Finance-User kann die Zahlungsmethode in einem Spesenbericht korrigieren, damit das automatische Matching durchgeführt werden kann.
2 Manuelles Matching
Im Allgemeinen werden die Kartentransaktionen automatisch mit den Spesenberichten gematcht. Es gibt jedoch Fälle, in denen das automatische Matching fehlschlägt. In diesen Fällen muss die Transaktion und der Spesenbericht manuell gematcht werden.
Bei allen Transaktionen in der Registerkarte Finance > Kartentransaktionen > Transaktionen, welche den Status Not matched anzeigen, ist einer von zwei Fällen eingetreten:
Der entsprechender Spesenbericht wurde vom Submitter noch nicht eingereicht, oder die Transaktion wurde noch nicht importiert, weswegen das automatische Matching noch nicht stattgefunden hat.
Der entsprechende Spesenbericht wurde vom Submitter eingereicht, das automatische Matching ist jedoch fehlgeschlagen. In diesem Fall muss das Matching manuell vorgenommen werden, entweder durch den jeweiligen Submitter oder durch Dich als Finance-User.
💡 Tipp
Du kannst manuell Transaktionen matchen mit dem Expense Matcher via Finance > Kartentransaktionen > Transaktionen.
Wenn der Status der entsprechenden Spese nach dem Matching als Nicht geprüft angezeigt wird, fehlt noch die Überprüfung Seitens des Finance-Users. Prüfe den Spesenbericht in der Registerkarte Finance > Prüfung, damit Du die Transaktion exportieren und buchen kannst.
✏️ Hinweis
Wenn ein Spesenbericht als Nicht geprüft angezeigt wird, aber nicht in der Registerkarte Finance > Prüfung erscheint, muss der Manager den Spesenbericht zunächst genehmigen, bevor dieser im Finance Menü erscheint.
Wenn eine Spese in der Registerkarte Finance > Kartentransaktionen > Spesen Firmenkarten nicht gematched ist, es aber keine Transaktion gibt, welcher sie zugeordnet werden kann, musst Du den Import der Transaktion abwarten, bevor Du beide matchen kannst.
3 Löschung des Matchings bei fehlerhaft gematchten Transaktionen
Wenn eine Transaktion fälschlicherweise mit einem Spesenbericht gematched wurde, kannst Du das Matching löschen und der Transaktion manuell den richtigen Spesenbericht zuweisen:
Gehe in die Registerkarte Finance > Kartentransaktionen > Transaktionen.
Klicke auf die Transaktion.
Wähle Match auflösen.
Das Matching wird aufgehoben, und Du kannst der Transaktion jetzt manuell den richtigen Spesenbericht zuordnen.