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Die Aufgabe eines Finance-Users besteht darin, die Korrektheit und Genauigkeit der Finanzberichterstattung sicherzustellen, indem dieser nicht nur die Spesenberichte überprüft, sondern auch das Matching zwischen Firmenkartentransaktionen und Spesenberichten. Durch die regelmässige Überprüfung der Matchings kannst Du gewährleisten, dass alle Transaktionen und entsprechende Spesenberichte erfasst wurden.
Folglich umfasst die Rolle des Finance-Users zwei Verantwortungsbereiche:
1. Prüfung von Kartenspesenberichten
Die Prüfung der Kartenspesen funktioniert im Wesentlichen genau wie die Prüfung einer normalen Spese. Um eine Kartenspese zu prüfen, kannst Du entweder zu Finance > Prüfung > Spesen oder zu Finance > Kartentransaktionen > Spesen Firmenkarten gehen. Klicke in einer der beiden Registerkarten auf die zu prüfende Kartenspese und überprüfe alle Dateneinträge. Nach der Überprüfung hast Du zwei Möglichkeiten.
Klicke auf Prüfen, wenn die Spese korrekt erfasst wurde
Klicke auf Zurücksenden, wenn Du den Spesenbericht zur Korrektur zurücksenden möchtest. Bitte gebe auch den Grund für die Rücksendung an
❗️Warnung
Kartenspesen können nicht dauerhaft abgelehnt werden. Als alternative sende sie zur Korrektur and den Submitter zurück oder markiere sie als privat, sodass sie an den Mitarbeiter verrechnet werden können. Je nach Deinen Firmenrichtlinien steht Dir die zweite Option gegebenenfalls nicht zur Verfügung.
2. Verwaltung von Kartentransaktionen
In unserem Yokoy Help Center findest du einen detaillierten Überblick darüber, wie Du Kartentransaktionen verwalten kannst, vom Import bis zum Export.