In Yokoy bezieht sich der Begriff Spese auf arbeitsbezogene Kosten, welche von Mitarbeitenden eines Unternehmens verursacht werden. Üblicherweise gehören Spesen zu Geschäftsreisen, beispielsweise indem ein Mitarbeitender zunächst die Kosten der Reise selbst bezahlt und später die entsprechenden Belege einreicht, um diese Kosten vom Unternehmen rückerstattet zu bekommen. Spesen können aber auch in vielen anderen Situationen anfallen.
Um Unternehmensausgaben zu verwalten und die Ausgaben von Mitarbeitenden im Blick zu behalten, können Unternehmen Firmenkarten für ihre Mitarbeitenden einrichten. Firmenkarten können je nach Spesenrichtlinien Deines Unternehmens konfiguriert werden, sodass Transkationen entweder zunächst privat über die Mitarbeitenden oder über ein Firmenkonto abgerechnet werden.
Die Firmenkartentransaktionen können in Yokoy integriert werden, was eine systematischere und einfachere Buchführung ermöglicht. Die Transaktionen können entweder automatisch oder manuell importiert werden und werden dann mit dem entsprechenden Spesenbericht abgeglichen, sobald dieser vom Submitter eingereicht wurde.
Der Hauptunterschied zwischen einem Spesenbericht und einer Kartentransaktion besteht also darin, dass eine Ausgabe von einem Mitarbeitenden getätigt wird, die in Form eines Spesenberichts in Yokoy einreicht wird, wogegen eine Transaktion die Zahlung mit einer Firmenkarte ist, die dann mit dem entsprechenden Spesenbericht in Yokoy abgeglichen wird.
Wenn Dein Unternehmen in Yokoy Firmenkarten für Mitarbeitende eingerichtet hast, findest Du als Submitter die Transaktionen in der Registerkarte Meine Aufgaben > Transaktionen oder Submitter > Transaktionen und die entsprechenden Kartenspesenberichte in der Registerkarte Meine Aufgaben > Einzelspesen oder Submitter > Einzelspesen.
Als Finance User findest Du die Transaktionen in der Registerkarte Finance > Kartentransaktionen > Transaktionen und die entsprechenden Kartenspesenberichte in der Registerkarte Finance > Kartentransaktionen > Spesen Firmenkarten.