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Manchmal kann es vorkommen, dass die eingereichte Spesenabrechnung nicht erstattungsfähig ist, z.B. weil es sich um eine private Ausgabe handelt. Du kannst die Spesenabrechnung von der weiteren Bearbeitung ausschließen, indem Du sie gemäß den Spesenrichtlinien Deiner Firma dauerhaft ablehnst.
Wenn Du eine Spesenabrechnung ablehnst, werden die Submitter darüber informiert, dass die Spesen nicht erstattet werden, und sie können sie nicht erneut einreichen.
Die Spesenabrechnung selbst wird nicht gelöscht, sondern erhält den Status Abgelehnt. Abgelehnte Spesen können nicht erneut eingereicht werden und die Spesenabrechnung wird für den Submitter archiviert. So kannst Du inakzeptable Spesen ablehnen, die Daten aber dennoch für die Rückverfolgbarkeit bei zukünftigen Prüfungen aufbewahren.
Nur Submitter können eine Spesenabrechnung löschen. Wenn Du sie vollständig aus Yokoy entfernen möchtest, musst Du entweder:
die Spese an den Submitter zurücksenden und ihn bitten, diese zu löschen.
als Assistent des Submitters die Spesenabrechnung in seinem Namen zurückziehen und löschen.
🚧 Vorsicht
Es wird nicht empfohlen, dass Du die Spesen als Submitter oder Assistent löschst, da dies den Submitter nicht daran hindert, die Spesen erneut einzureichen. Yokoy kann nur verhindern, dass die Spesen erneut eingereicht werden, wenn sie dauerhaft abgelehnt wurden.