🌐 Web-App 📱Mobile-App | 👤 Finance, Manager
Wenn Du eine Spese überprüfst, hast Du zwei Möglichkeiten:
Zurücksenden: Dies ist ein temporärer Status, der es Mitarbeitenden erlaubt, Änderungen an der Spese vorzunehmen und die Spese erneut zur Genehmigung und Überprüfung einzureichen.
Dauerhaft ablehnen: Dies ist ein endgültiger Status, bei dem Mitarbeitende keine Änderungen mehr an der Spese vornehmen oder sie erneut einreichen können.
Wenn der Mitarbeitende versucht, denselben Beleg erneut hochzuladen, wird dieser als Duplikat der abgelehnten Ausgabe erkannt und entsprechend markiert.
Spesen, die dauerhaft abgelehnt wurden, können nicht gelöscht, sondern nur archiviert werden. Das bedeutet, dass die Spese nicht mehr in der Meine Aufgaben-Ansicht der Mitarbeitenden erscheint. Da archivierte Spesen nicht mehr als Teil der Aufgaben der Mitarbeitenden gelten, erhalten sie dafür keine Erinnerungen mehr. Wenn Mitarbeitende die Aufgabe nicht aktiv archivieren, sendet Yokoy Erinnerungen zur Bearbeitung der abgelehnten Spese – sofern diese Funktion aktiviert ist.
Spesen, die mit einer Firmenkarte bezahlt wurden und mit einer Kartentransaktion abgeglichen sind, können nicht abgelehnt werden. Wenn Sie die Spese dauerhaft ablehnen möchten, müssen Sie sie zurücksenden und den Mitarbeitenden anweisen, die Transaktion als privat zu kennzeichnen.
Gematchte, abgelehnte Spesen können nicht archiviert werden. Mitarbeitende müssen die Kartentransaktion von der Ausgabe trennen, bevor sie archiviert werden kann.
Archivierte Spesen sind weiterhin auffindbar unter Submitter > Einzelspesen und Submitter > Reisespesen mit dem Status Abgelehnt. An der Spese selbst ändert sich nichts – Du kannst weiterhin den ursprünglichen Beleg, alle Details der Spese sowie die Historie einsehen, einschließlich der Person, welche die Spese abgelehnt hat, und wann sie vom Submitter archiviert wurde. Du kannst auch gezielt nach Spesen mit dem Status Abgelehnt suchen.
Ablehnen einer Spese in der mobilen App
Um eine Spese in der mobilen App abzulehnen, gehe zu Genehmigungen.
Tippe auf die entsprechende Spese und dann auf Zurücksenden.
Gib einen Grund für das Zurücksenden der Spese ein. Um die Spese dauerhaft abzulehnen, wähle Dauerhaft ablehnen. Das bedeutet, dass der Submitter die Spese nicht erneut einreichen kann.
Ablehnen einer Spese in der Web-App
Um eine Spese in der Webanwendung abzulehnen, kannst Du entweder Meine Aufgaben aufrufen und den Reiter Genehmigungen auswählen oder zur Seite Manager > Genehmigungen navigieren.
Klicke auf ein beliebiges Element, um den vollständigen Spesenbericht zu öffnen.
Klicke auf Zurücksenden, wenn Sie den Bericht zur Klärung zurücksenden möchten. Ein Grund für das Zurücksenden von Spesenberichten ist immer erforderlich.
Wenn Du den Spesenbericht dauerhaft ablehnen möchtest, aktiviere das Kontrollkästchen Diese Spese dauerhaft ablehnen.
✏️ Hinweis
Abhängig von den Unternehmenseinstellungen ist diese Option möglicherweise nicht für Dich verfügbar.
🚧 Vorsicht
Abgelehnte Spesen können nicht erneut eingereicht werden!