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Die Überprüfung von Spesen, Reisen und Rechnungen ist eine wichtige Aufgabe für Finance-Nutzer. Du musst sicherstellen, dass die eingereichten Spesen mit den Richtlinien übereinstimmen, auf möglichen Betrug achten und dafür sorgen, dass Mitarbeiter und Lieferanten pünktlich bezahlt werden. Um alle Spesen zu sehen die überprüft werden müssen, gehe zu Finance > Prüfung.
Je nach den Einstellungen Deines Unternehmens kannst Du Folgendes sehen:
Alle Spesen, Reisen und Rechnungen, die eingereicht und von vorherigen Genehmigern genehmigt wurden.
Nur Spesen, Reisen und Rechnungen, die eingereicht und von vorherigen Genehmigern genehmigt wurden, aber eine Warnung enthalten.
Keine Spesen, wenn die Finanzprüfungsstrategie Deines Unternehmens in den Firmeneinstellungen auf vollständig automatisierte Prüfung eingestellt ist (Admin > Firmeneinstellungen > Genehmigung & Finanzprüfung).
Um einen Spesenbericht zu prüfen, musst Du:
Eine Firma und einen Ausgabentyp auswählen.
Einen Spesenbericht prüfen.
Die Prüfung abschließen.
1. Eine Firma und einen Ausgabentyp auswählen
Je nach Deiner Rolle in Yokoy hast Du möglicherweise Zugriff auf mehrere Unternehmen (jFirmen). Die Ausgabentypen sind in einer der drei Tabellen auf dieser Seite gruppiert:
Registerkarte Spesen: Hier siehst Du alle Einzelspesen, die bereits eingereicht und genehmigt wurden sowie zur Prüfung bereitstehen.
Registerkarte Rechnungen: Hier siehst Du alle Rechnungen, die den Status
In Prüfung haben.
Registerkarte Reisen: Hier siehst Du Sammlungen von Einzelspesen, die auf Reisen entstanden sind, die eingereicht und genehmigt wurden sowie zur Prüfung bereitstehen.
Verwende die Ausgabentyp Dropdown-Liste oben rechts, um zwischen den Ausgabentypen zu wechseln.
✏️ Hinweis
Möglicherweise siehst Du die Registerkarten Reisen und Rechnungen nicht. Diese Registerkarten werden nur angezeigt, wenn Reisen und Rechnungen für Dein Unternehmen aktiviert sind.
💡 Tipp
Die zu überprüfenden Berichte können mit Hilfe von Filtern eingegrenzt werden. Siehe Filtern von Berichten in Prüfung.
Wenn es für den ausgewählten Ausgabentyp keine Dokumente zur Überprüfung gibt, wird eine Meldung angezeigt.
2. Einen Spesenbericht prüfen
Wenn Du eine Spesenabrechnung öffnest, überprüfe, ob alle Informationen korrekt sind, und passe sie gegebenenfalls an.
Als Finance-Nutzer kannst Du diese Felder je nach Art der Spesen ändern:
Spesen | Fahrtpauschalen | Tagespauschalen |
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🚧 Vorsicht
Wenn die Spesen mit einer Firmenkarte bezahlt wurden, können die für das Matching relevanten Felder wie Zahlungsmethode und Firmenkarte nicht geändert werden.
✏️ Hinweis
Je nach Firmeneinstellungen kannst Du möglicherweise weitere Felder bearbeiten.
Bei der Überprüfung des Spesenberichts gibt es drei mögliche Szenarien:
Wenn Du Dir bei einigen Details unsicher bist und Dich mit Kollegen beraten möchtest, bevor Du fortfährst, klicke auf Speichern, um den Bericht zu speichern und ihn zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal zu überprüfen. Die Spese/Rechnung bleibt im Status In Prüfung.
Wenn Du Dir z.B. über den Zweck der Spese unsicher bist, kannst Du auf Zurücksenden klicken, um eine Klärung zu erhalten. Ein Grund für die Rücksendung von Spesenberichten ist immer erforderlich. Nachdem der Bericht zur Überarbeitung zurückgeschickt wurde, muss der Submitter Anpassungen in seinem Bericht vornehmen und den gesamten Genehmigungsprozess erneut beginnen. Die Spese/Rechnung wechselt in den Status Zur Korrektur.
Wenn der Betrag, die Währung und/oder das Datum geändert werden müssen, klickst Du auf Match aufheben, um das Match zwischen dem Spesenbericht und der Kartentransaktion aufzuheben, bevor Du den Bericht an den Submitter zurückschickst, damit er die entsprechenden Felder ändert.
Wenn Dein Yokoy-Admin die Anzeige der Mehrwertsteuer konfiguriert hat (Admin > Firmeneinstellungen > aktiviere Vorsteuerabzug), kannst Du die Mehrwertsteuersätze und -nummern überprüfen und anpassen. Die Mehrwertsteuersätze und -nummern werden von Yokoy automatisch extrahiert. Überprüfe sie daher unbedingt und korrigiere sie gegebenenfalls.
Wenn das Unternehmen so konfiguriert wurde, dass andere Buchungsdaten als das aktuelle Datum zulässig sind (Admin > Rechnungen > Allgemeine Einstellungen > Rechnungsanzeige > Buchungsdatum aktivieren), kannst Du z.B. das Buchungsdatum einer Rechnung anzeigen und ändern. Das Buchungsdatum bestimmt, in welchem Zeitraum der Vorgang gebucht wird.
3. Die Prüfung abschließen
Nachdem Du die Informationen im Bericht überprüft hast, kannst Du die Spesen, Rechnungen oder Reisekosten als Bereit für Export markieren, indem Du auf Prüfen klickst. Reisespesen müssen einzeln überprüft werden, bevor sie als Sammlung zum Export gesendet werden können.
Sobald Spesen, Transaktionen und Rechnungen für den Export bereit sind, werden sie automatisch von der Registerkarte Finance > Prüfung in die Registerkarte Finance > Export verschoben.