1. Kann ich eine TravelPerk-Reise in Yokoy importieren?
Ja, Yokoy kann automatisch eine Reise für Mitarbeitende erstellen – basierend auf den Flug-, Bahn- oder Mietwagendetails der TravelPerk-Reise. Zudem kann Yokoy automatisch die notwendigen Tagespauschalen oder Kilometerpauschalen für die importierte Reise generieren. Die Reisespesen (z. B. Hotel, Flüge, Bahntickets usw.) werden aus TravelPerk importiert und in Yokoy als Entwurfs-Spesen innerhalb der Reise angezeigt.
2. Wie ordnet Yokoy einem Benutzer Spesen zu?
Yokoy nutzt die E-Mail-Adresse des Benutzers, um Spesen zuzuweisen. Deshalb ist es wichtig, dass der TravelPerk-Benutzer und der Yokoy-Benutzer dieselbe E-Mail-Adresse haben.
3. Kann ich vergangene TravelPerk-Rechnungen in Yokoy importieren?
Yokoy kann nach der Integration automatisch alle neuen Rechnungen importieren. Um vergangene Rechnungen zu importieren, wende Dich bitte an das Yokoy-Team.
4. Kann ich in TravelPerk bezahlte Rechnungen mit Firmenkarten in Yokoy abgleichen?
Ja. Rechnungen werden in Yokoy automatisch kategorisiert, als Einzelspesen importiert und mit der entsprechenden Transaktion abgeglichen. Yokoy unterstützt dabei zwei Zahlungsmethoden:
Via Reiseanbieter: Rechnungen werden in TravelPerk entweder per Lastschrift oder Banküberweisungbezahlt und entsprechend der Einrichtung zugeordnet und abgeglichen.
Via Firmenkarten: Du kannst TravelPerk-Rechnungen, die mit Firmenkarten bezahlt wurden, mit den entsprechenden Kartentransaktionen in Yokoy abgleichen.
❗️Warnung
Um einen erfolgreichen Import sicherzustellen, ist es derzeit erforderlich, dass alle Spesen innerhalb desselben Unternehmens dieselbe Zahlungsmethode verwenden – entweder eine Firmenkarte oder einen Reiseanbieter.
5. Kann ich in TravelPerk eine Reise für mehrere Mitarbeitende buchen und nach Yokoy importieren?
Ja, Du kannst in TravelPerk eine Reise für mehrere Mitarbeitende buchen und in Yokoy importieren. In solchen Fällen erstellt Yokoy für jede Person eine eigene Reise, die Teil der Buchung ist. Wie die Reisekosten anschließend zugewiesen werden, hängt jedoch von Deiner individuellen Konfiguration ab.
6. Wird die Reisespese in Yokoy dem Reisenden oder dem Buchenden bzw. Travel Manager zugeordnet?
Yokoy ruft die Rechnung automatisch von TravelPerk ab und importiert sie als Spese. Nach dem Import wird die Spese in Yokoy standardmäßig dem Buchenden zugewiesen. Wird der Buchende in Yokoy nicht gefunden, wird die Spese dem Reisenden zugewiesen, sofern dieser als Mitarbeiter in Yokoy vorhanden ist.
In den meisten Fällen sind Buchender und Reisender dieselbe Person.
Alternativ gilt: Wenn die Spesen auf „Vom Reiseanbieter bezahlt“ gesetzt sind, wird die Spese zunächst dem Reisenden zugeordnet. Ist der Reisende in Yokoy nicht vorhanden, erfolgt die Zuweisung an den Buchenden. Können weder Buchender noch Reisender in Yokoy gefunden werden, wird die Rechnung dem Travel-Admin zugeordnet.
7. Welche Informationen werden automatisch von TravelPerk nach Yokoy synchronisiert?
Rechnungen, die sich in TravelPerk im Endstatus befinden, werden automatisch nach Yokoy importiert. Alle Änderungen an der Buchung, wie Stornierungen oder Aktualisierungen, werden ebenfalls in Yokoy übernommen (z. B. durch Gutschriften für stornierte Buchungen). Bei Bedarf kannst Du auch nicht finale Rechnungen importieren.
Wenn Deine Rechnung MwSt.-Informationen enthält, kann Yokoy den Steuersatz und -betrag anzeigen – sofern im Unternehmen ein entsprechender Steuersatz hinterlegt ist.
Wenn Du Dich entscheidest, in Yokoy automatisch Reisen aus TravelPerk-Buchungen zu erstellen, werden Änderungen im TravelPerk-Itinerar nicht automatisch in Deine Yokoy-Reisen übernommen.
Damit Rechnungen erfolgreich importiert und einem bestimmten Mitarbeitenden automatisch zugewiesen werden können, muss der Mitarbeitende auf beiden Plattformen mit derselben E-Mail-Adresse vorhanden sein.
Falls nicht, greift eine der zuvor beschriebenen Importstrategien.
8. Wie geht Yokoy mit FlexiPerk-Guthaben um?
FlexiPerk-Guthaben ist eine Rückerstattung in Form von Guthaben, das für zukünftige Reisen mit demselben Zahlungsprofil (Kartenzahlung) verwendet werden kann.
Das Guthaben wird innerhalb von 7 Tagen dem TravelPerk-Konto gutgeschrieben und verfällt nicht. Kunden können es für zukünftige Reisen einsetzen.
Yokoy berücksichtigt dabei ausschließlich den tatsächlich belasteten Betrag, nicht das Guthaben selbst.