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Bei der Bezahlung mit unternehmensfinanzierten Firmenkarten haben die Karteninhaber/innen oft weniger Anreize, ihre Spesenabrechnungen rechtzeitig einzureichen. Für die Finanzabteilung bedeutet dies in der Regel einen hohen Aufwand, um diese Personen dazu zu bewegen, ihre Belege einzureichen sowie um Verzögerungen bei der Buchung von spesenbezogenen Kartentransaktionen zu vermeiden.
Mit Yokoy kannst Du die Karten automatisch vorübergehend sperren, bis die Karteninhabende alle ausstehenden Transaktionen mit einer oder mehreren Spesen gematched haben.
Auto-Sperr-Funktion aktivieren
✏️ Hinweis
Du musst über Admin-Berechtigungen verfügen, um über Admin > Firmeneinstellungen das automatische Sperren von verspäteten Belegen zu aktivieren.
Mit der automatischen Sperre für verspätete Belege kannst Du die Anzahl der Tage festlegen, nach denen eine nicht gematchte Transaktion als "verspätet" gilt, und die Anzahl der nicht gematchten Transaktionen bestimmen, die Du zulässt, bevor die Karte automatisch gesperrt wird.
Die Funktion kann sofort oder zu einem bestimmten Datum in der Zukunft aktiviert werden. Du kannst z. B. festlegen, dass die Funktion zum Sperren verspäteter Belege erst am Jahresende aktiviert wird, um sicherzustellen, dass Karteninhabende rechtzeitig alle Transaktionen mit Spesen matchen, damit die Buchhaltung abgeschlossen werden kann.
Die Funktion zum automatischen Sperren verspäteter Belege gilt für alle Yokoy Platinum Visa Karten mit Ausnahme der Yokoy Smart-Lodge Karten; Du kannst die Funktion jedoch für bestimmte Karten aktivieren oder deaktivieren.
So aktivierst Du diese Funktion:
Gehe zu Admin > Firmeneinstellungen.
Scrolle nach unten zum Abschnitt Aktiviere Firmenkarten.
Aktiviere Karte automatisch sperren, wenn zu viele Belege verspätet sind.
Trage ein Zahl ein in Anzahl Tage bevor Beleg als verspätet gilt.
Alle nicht gematchten Transaktionen, die nach dieser Zahl noch ausstehen, gelten als verspätet.
Trage ein Zahl ein in Max. verspätete Belege, bevor die Karte gesperrt wird.
Damit legst Du fest, wie viele nicht gematchte Transaktionen Du zulässt, bevor die Karte gesperrt wird. Wenn die Karteninhaber/in zum Beispiel mehr als 10 nicht gematchte Transaktionen hat, sperrt Yokoy die Karte, bis diese gematched worden sind.
Wähle ein Datum, ab dem Du das automatische Sperren von verspäteten Belegen aktivieren möchtest, unter Automatisches Blockieren aktiv ab.
Klicke auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
✏️ Hinweis
Betroffene Karteninhaber/innen werden einige Zeit vor dem automatischen Sperren informiert, damit sie die Möglichkeit haben, alle ausstehenden Transaktionen mit fehlenden Belege zu matchen, um das Sperren ihrer Karte zu verhindern.
Wenn eine Karte aufgrund der festgelegten Regeln in Zukunft automatisch gesperrt wird, kannst Du diese gesperrten Karten in Firmenkarten > Konto und Administration einsehen. Der Status der Karte wird automatisch von aktiv auf gesperrt geändert. Klicke auf eine gesperrte Karte, um zu sehen, ob sie automatisch gesperrt wurde und wann sie gesperrt wurde. Karteninhabende können die Sperrung der Karte selbst aufheben, sobald die fehlenden Belege gematched wurden. Karteninhabende müssen keine Spesen einreichen, bevor sie ihre Karte wieder entsperren können.
Karten von Auto-Sperr-Funktion ausschließen
In der Standardeinstellung gilt die Auto-Sperre bei verspäteten Belegen für alle Yokoy Platinum Visa Karten. Es gibt jedoch eventuell einige Karten, die Du von der Auto-Sperre ausschließen möchtest. Zum Beispiel die Yokoy Karte Deines CEOs.
Du kannst bestimmte Karten von der automatischen Sperrung ausschließen.
Um dies zu tun:
Gehe zu Firmenkarten > Konto und Administration.
Wähle die Karte aus, die Du von der automatischen Sperrung ausschließen möchtest, und klicke sie an.
Deaktiviere in den Kartendetails das Kontrollkästchen Karte automatisch sperren, wenn zu viele Belege verspätet sind.
Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu übernehmen.
Diese Karte wird nicht mehr automatisch gesperrt, unabhängig davon, wie lange der Karteninhabende braucht, um die Spesenabrechnungen der Karte mit den Transaktionen zu matchen, oder wie viele nicht gematchte Transaktionen vorliegen.