🌐 Web-App | 👤 Kartenadmin
Bei Yokoy bist Du als Kartenadmin in der Regel für die Bestellung der Yokoy Platinum Karten für die Mitarbeitenden zuständig.
Mit Yokoy kannst Du auch einrichten, dass Mitarbeitende ihre eigene Karte beantragen können. Du entscheidest, ob Du die Kartenanfrage genehmigst oder ablehnst und kannst die Ausgabenlimits und die Kartennutzung anpassen.
🚧 Vorsicht
Dein Admin muss die Funktion für Deine Firma aktiviert haben.
Wenn Mitarbeitende über die Web-App oder die Mobile-App eine Karte beantragen, erhältst Du eine Benachrichtigung, in der Du die Details der Anfrage einsehen kannst: den Mitarbeitenden, der die Karte beantragt hat, den Kartentyp, den Kartenzweck und eventuelle Kommentare sowie die gewünschten Ausgabenlimits usw.
Als Kartenadmin kannst Du die Anfrage genehmigen oder ablehnen und die Einstellungen der Karte anpassen (z. B. die Ausgabenlimits oder den Kartentyp ändern oder zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie die Beschränkung auf bestimmte Händlerkategorien anwenden), bevor sie ausgestellt wird. Die Mitarbeitenden können jeweils nur bis zu 5 offene Kartenanfragen haben. Sie können eine Kartenanfrage jederzeit stornieren, sofern diese noch nicht genehmigt wurde.
Nach der Genehmigung können die virtuellen Karten und Einwegkarten sofort verwendet werden. Physische Karten werden bestellt und an die Adresse Deines Unternehmens verschickt.
🚧 Vorsicht
Wenn Du den Mitarbeitenden die Möglichkeit gibst, Karten zu beantragen, können alle Mitarbeitenden der Firma eine Karte beantragen, unabhängig davon, ob sie bereits eine Karte besitzen oder nicht.
Kartenanfragen genehmigen oder ablehnen
Du kannst alle Kartenanfragen unter Firmenkarten > Konto und Administration, auf der Registerkarte Kartenanfragen einsehen. Die Tabelle zeigt alle ausstehenden Anfragen an.
Die Seite bietet eine Übersicht über die Anfragen:
Anforderungsdatum
Mitarbeitende, der die Karte angefordert hat
Kartentyp (physisch, virtuell oder als Einwegkarte)
gewünschtes Ausgabenlimit
Kartenzweck
Kartenlogistik
Klicke auf die Kartenanfrage, um die Details der Anfrage einzusehen:
Auf dem Bildschirm zur Genehmigung der Kartenanfrage werden Informationen über den Mitarbeitenden angezeigt, der die Karte beantragt hat, und ob der Mitarbeitende noch andere Karten besitzt. Du kannst auf Show all klicken, um Details zu den anderen Karten des Mitarbeitenden anzuzeigen. Wenn ein Mitarbeitender z. B. 6 Karten hat, kannst Du sehen, dass 3 dieser Karten physisch und 3 virtuell sind.
Du kannst die Karte und die Ausgabenlimits selbst ändern, als wenn Du eine Karte bestellen würdest. Du kannst den Kartentyp, die Höhe des Limits, die Häufigkeit des Limits (bei physischen und virtuellen Karten) oder das automatische Stornierungsdatum (bei Einwegkarten) sowie die Lieferadresse und den Firmennamen bearbeiten. Du kannst auch die Karteneinstellungen anpassen: eine Auto-Sperren bei verspäteten Belegen festlegen und Händlerkategorien aktivieren. Für physische Karten kannst Du bestimmen, ob die Karte für Bargeldabhebungen verwendet werden kann.
Wenn Du Änderungen im Formular vornimmst, wird oben ein blauer Informationsbalken angezeigt, der Dich darüber informiert, dass der Antragsteller per E-Mail über alle Änderungen informiert wird.
Um eine Kartenanfrage zu genehmigen, klicke auf Anfrage genehmigen. Um eine Kartenanfrage abzulehnen, klicke auf Ablehnen. Du kannst einen Kommentar eingeben, der in der E-Mail an den Antragsteller enthalten ist. Der Kartenanforderer wird per Push-Benachrichtigung (falls aktiviert) und per E-Mail benachrichtigt.
Es erscheint eine Meldung, dass die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde und die nächste offene Anfrage wird zur Genehmigung geladen. Wiederhole den Vorgang, bis alle offenen Anfragen genehmigt oder abgelehnt wurden.
