🌐 Web | 👤 Admin, UBS Kartenadmin
Benutzt Du UBS Firmenkarten und möchtest diese direkt in Yokoy verwalten? Befolge diese Schritte, um Deine UBS Kartenkontointegration in Yokoy einzurichten.
Datenübertragung einrichten
Um Deine UBS Firmenkarten in Yokoy verwalten zu können, ist es wichtig einen Transfer bestimmter Datenpunkte zwischen Deinem UBS Firmenkonto und Deinem Yokoy Konto einzurichten.
Um dies zu tun:
Wende Dich an Deinen UBS-Kundenbetreuer.
Unterzeichne für jede Firma eine Einverständniserklärung, die den sicheren Datenaustausch zwischen UBS und Yokoy bestätigt.
Wende Dich an Deinen Implementierungs-Manager oder Yokoy-Kontakt (alternativ erstelle ein technisches Support-Ticket), denn sobald das UBS Card Center die Karten und Kostenstellen für Deine Firmen aktiviert hat, müssen die Karten-Feeds in Yokoy eingerichtet werden.
Es kann einige Tage dauern, bis der Datentransfer eingerichtet ist.
Karten-Admins in Yokoy zuweisen
Um Firmenkarten von UBS in Yokoy zu verwalten, musst Du zwei Rollen zuweisen:
Firmenkarten Admin zuweisen
Um Firmenkarten von UBS zu konfigurieren, die über den Karten-Feed importiert werden, muss ein Benutzer Zugriff auf die Registerkarte Firmenkarte im Admin Menü erhalten.
Um dies zu tun:
Gehe zu Admin > Finanz/HR-Rollen und wähle eine Firma im Dropdown-Menü aus.
Klicke auf + Neue Rolle oder klicke auf einen bereits vorhandenen Benutzer. Suche bei Bedarf nach einem Benutzer.
Gehe zu Einstellungen und aktiviere das Kontrollkästchen Bearbeiten von Firmenkarten.
Klicke auf Speichern oder Aktivieren.
Der jeweilige Benutzer hat nun Zugriff auf die Registerkarte Admin > Firmenkarte und kann die UBS Firmenkarten konfigurieren.
UBS-Kartenadministrator zuweisen
Um einen Überblick über den aktuellen UBS-Kontostand sowie alle Transaktionen direkt in Yokoy zu erhalten, musst Du einen Yokoy-Benutzer auswählen, dem die Rolle des UBS Kartenadmin zugewiesen wird. In den meisten Fällen wird dies einer Deiner Yokoy Finance-User sein.
Um dies zu tun:
Gehe zu Admin > Finanz/HR-Rollen und wähle eine Firma im Dropdown-Menü aus.
Klicke auf + Neue Rolle oder klicke auf einen bereits vorhandenen Benutzer. Suche bei Bedarf nach einem Benutzer.
Aktiviere das Kontrollkästchen UBS Kartenadministrator.
Klicke auf Speichern oder Aktivieren.
Der jeweilige Benutzer ist nun ein UBS-Kartenadmin und kann über die Navigationsleiste auf das nun sichtbare Menü Firmenkarten zugreifen.
✏️ Hinweis
Wenn Du die Rolle des UBS Kartenadmin nicht unter Admin > Finanz/HR-Rollen findest, wende Dich bitte an Deinen Implementierungs-Manager oder an unser Yokoy Support Team.
Konfiguriere UBS Karten
Sobald Deine UBS Firmenkarten in Yokoy unter Admin > Firmenkarte sichtbar sind, ist es wichtig jede Karte in Yokoy zu konfigurieren. Dies umfasst die Zuordnung einer Karte zu ihrem Karteninhaber sowie die Auswahl des Kartentyps. Die Kartenzuordnung erfolgt nicht automatisch und muss für jede Karte einzeln vom Kartenadministrator vorgenommen werden.
Um eine Karte einem Benutzer zuzuordnen und den Kartentyp auszuwählen:
Gehe zu Admin > Firmenkarte.
Wähle eine Firma aus der Dropdown-Liste aus und klicke auf eine Karte.
Für jede Karte werden automatisch Karteninformationen wie der Kartenname, die letzten vier Ziffern und die Währung importiert.
Wähle den entsprechenden Benutzer aus der Dropdown-Liste Karteninhaber/in aus.
✏️ Hinweis
Um eine/n Karteninhaber/in zuzuweisen, musst Du zuerst Deine Mitarbeitenden zu Yokoy hinzufügen.
Wähle direkt einen Kartentyp aus. Hier stehen Dir zwei Optionen zur Verfügung, die jeweils eine andere Buchungslogik auslösen:
Privat abgerechnete Karte: Aktiviere dieses Feld, wenn der Karteninhaber die mit dieser Karte verarbeiteten Spesen zunächst privat bezahlen muss und anschließend von Deiner Firma eine Rückerstattung erhält.
Firmenfinanzierte Karte: Wenn die Option Privat abgerechnete Karte nicht ausgewählt wird, wird die Karte als firmenfinanzierte Karte angelegt. Dies bedeutet, dass das UBS-Kartenkonto der Firma direkt mit allen Zahlungen belastet wird, die mit dieser Karte getätigt werden, und dass die Mitarbeitenden ihre Rechnungen nicht im Voraus privat bezahlen müssen.
Klicke auf Speichern, um Deine Änderungen zu speichern, und wiederhole diesen Vorgang für jede Karte.
✏️ Hinweis
Wenn Du neue UBS Karten für Dein Unternehmen bestellen möchtest, z. B. für neue Mitarbeitende, und diese ebenfalls in Yokoy integriert werden sollen, wenden Dich bitte an Deinen UBS Kundenbetreuer, der den Kartenbestellprozess für Dich einleitet. Deine neuen Karten werden einige Tage später automatisch in Yokoy erscheinen und es muss keine weitere Einverständniserklärung unterzeichnet werden.
Verwalte UBS-Konto- und Kartentransaktionen
Im Firmenkarten Menü kann der UBS Kartenadmin auf zwei Registerkarten zugreifen:
Konto und Administration: Hier sind allgemeine Informationen zum Kreditrahmen, zum aktuell verfügbaren Guthaben, zum aktuellen Kontostand sowie Details zu allen UBS Karten sichtbar. Durch Anklicken einer Karte können weitere Informationen wie der Saldo dieser Karte, der Karteninhaber und das Ablaufdatum der Karte abgerufen werden.
Transaktionsübersicht: Hier kann der Kartenadmin alle Transaktionen, die mit den UBS Karten Ihrer Firma getätigt wurden, sowie deren Status im System einsehen.
