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Als Submitter sind drei Deiner wichtigsten Dashboards die Submitter / Einzelspesen, Submitter / Reisespesen, und Submitter / Kartentransaktionen Menüs. Während das erste Menü Dir einen vollständigen Überblick über alle von Dir in Yokoy hochgeladenen Einzelspesen verschafft, kannst Du im zweiten Menü eine ähnliche Übersicht Deiner Reisespesen einsehen. Das letzte Dashboard dagegen gibt Dir Einsicht in Deine Firmenkartentransaktion, falls Firmenkarten aktiviert sind.
In diesen Menüs kannst Du Einzelspesen, Reisespesen und Transaktionen filtern, um die gewünschten Einblicke in Deine Daten zu erhalten. Im Folgenden findest Du einen kurzen Überblick über die Filterfunktion aller Menüs und wie Du diese nutzen kannst. Zusätzlich findest Du eine Anleitung, wie Du die generelle Datenübersicht nach Deinen Präferenzen aufsetzen kannst.
Die Aufzählungspunkte hier sind mit den einzelnen Kapiteln verlinkt, damit Du direkt zu den Themen springen kannst, die Dich interessieren.
Filtern von Einzelspesen
Im Submitter / Einzelspesen Menü kannst Du alle Einzelspesen einsehen, welche Du jemals in Dein Konto hochgeladen hast.
Du kannst Spesen nach ihrem Status oder nach einem bestimmten Zeitraum filtern.
Um nach Status zu filtern, klicke auf das Status Dropdown-Menü und wähle eine der folgenden Status aus:
Entwurf: Du hast eine Spesenabrechnung erstellt, diese aber noch nicht eingereicht.
Zur Korrektur: Die Spesenabrechnung wurde während des Genehmigungs- oder Überprüfungsprozesses zur Korrektur zurückgeschickt.
In Genehmigung: Die Spesenabrechnung wurde eingereicht und an den Leiter Deines Kostenobjekts oder Deinen Linienvorgesetzten weitergeleitet.
In Prüfung: Die Kostenabrechnung wurde vom Leiter Deines Kostenobjekts oder Deinem Linienvorgesetzten genehmigt und zur Prüfung an Dein Finanzteam weitergeleitet.
Abgelehnt: Die Spesenabrechnung wurde abgelehnt. Abgelehnte Ausgaben können nicht erneut eingereicht werden.
Exportiert (Spesen): Die Spesenabrechnung wurde von Deinem Finanzteam exportiert und steht zur Auszahlung bereit oder wurde bereits ausgezahlt.
Exportiert (Kartenspesen): Die Spesenabrechnung der Firmenkartenspese wurde zusammen mit der gematchten Transaktion von Deinem Finanzteam exportiert und ist zur Auszahlung bereit oder wurde bereits ausgezahlt.
Beachte dass Du jeweils nur nach einem Status filtern kannst, nicht nach mehreren. Eine detaillierte Übersicht über die Status von Spesenabrechnungen findest Du in diesem Artikel.
Um nach dem Zeitraum zu filtern, gebe den Beginn des Zeitraums im Von-Feld ein, und das Ende des Zeitraums im Bis-Feld. Du kannst auch direkt auf das Kalendersymbol klicken, um die Daten direkt aus einem Kalender auswählen zu können.
Jetzt kannst Du Deine Spesen filtern und einen vollständigen Überblick erhalten, welche Spesen Du eingereicht hast, wo diese sich im Genehmigungsprozess befinden und welche Spesen noch nicht bearbeitet wurden.
Filtern von Reisespesen
Im Submitter / Reisespesen Menü kannst Du alle von Dir erstellten Reisespesen einsehen.
Du kannst Reisespesen nach ihrem Status im Genehmigungsprozess filtern.
Um nach Status zu filtern, klicke auf das Status Dropdown-Menü und wähle eine oder mehrere der folgenden Status aus:
Entwurf: Du hast eine Reisespesenabrechnung erstellt, diese aber noch nicht eingereicht.
Bereit zur Einreichung: Du hast jede Einzelspese in der Reisespesenabrechnung geprüft und als Bereit markiert. Sofern es keine weitere Einzelspese gibt, die Du Deiner Reisespese hinzufügen möchtest, ist die Reisespesenabrechnung nun bereit zur Einreichung.
Zur Korrektur: Die Reisespesenabrechnung wurde während des Genehmigungsprozesses zur Korrektur zurückgeschickt.
In Genehmigung: Die Reisespesenabrechnung wurde eingereicht und an den/die Leiter/in Deines Kostenobjekts oder Deine/n Linienvorgesetzte/n weitergeleitet.
In Prüfung: Die Reisespesenabrechnung wurde von der/dem Leiter/in Deines Kostenobjekts oder Deinem/r Linienvorgesetzten genehmigt und zur Prüfung an Dein Finanzteam weitergeleitet.
Abgelehnt: Die Reisespesenabrechnung wurde abgelehnt. Abgelehnte Ausgaben können nicht erneut eingereicht werden.
Bereit für Export: Die Reisespesenabrechnung wurde vollständig genehmigt und geprüft und ist bereit, von Deinem Finanzteam exportiert zu werden.
Exportiert (Spesen): Die Reisespesenabrechnung wurde von Deinem Finanzteam exportiert und steht zur Auszahlung bereit oder wurde bereits ausgezahlt.
Eine detaillierte Übersicht über die Status von Reisespesenabrechnungen findest Du in diesem Artikel.
Jetzt kannst Du Deine Reisespesen filtern und einen vollständigen Überblick erhalten, welche Reisespesen Du eingereicht hast, wo diese sich im Genehmigungsprozess befinden und welche Reisespesen noch nicht bearbeitet wurden.
Filtern von Transaktionen
Im Submitter / Kartentransaktionen Menü kannst Du alle Deine Kartentransaktionen einsehen, die in Yokoy importiert wurden.
Du kannst Transaktionen nach Karte oder nach einem bestimmten Zeitraum filtern.
Um nach Karte zu filtern, wähle im Dropdown-Menü Kreditkarte die Firmenkarte aus, für welche Du die Transaktionen anzeigen möchtest. Wenn Du stattdessen alle Firmenkartentransaktionen sehen möchtest, wähle im Dropdown-Menü Kreditkarte die Option (Keine Auswahl).
Um nach dem Zeitraum zu filtern, gebe den Beginn des Zeitraums im Startdatum-Feld ein, und das Ende des Zeitraums im Enddatum-Feld. Du kannst auch direkt auf das Kalendersymbol klicken, um die Daten direkt aus einem Kalender auswählen zu können.
Neben jeder Transaktion siehst Du dann zwei Statusgruppen, welche Dir weitere Informationen über den Stand des Genehmigungsflusses liefern. Der Status einer Transaktion ist einer der folgenden:
Matched: Diese Transaktion wurde mit dem entsprechenden Spesenbericht gematcht
Not matched: Für diese Transaktion fehlt noch ein entsprechender Spesenbericht
Wenn eine Transaktion den Status Matched anzeigt und daher bereits mit einem Spesenbericht gematcht wurde, ist zusätzlich der Status der entsprechenden Ausgabe sichtbar. Der entsprechende Ausgaben Status kann einer der folgenden sein:
Geprüft: Der entsprechende Spesenbericht wurde von dem Manager genehmigt und von Finance überprüft
Nicht geprüft: Der entsprechende Spesenbericht muss noch geprüft werden (entweder ist die Genehmigung vom Manager und Finance, oder nur von Finance noch ausstehend)
Kein Status/Leer: Die Transaktion wurde noch nicht mit einem Spesenbericht gematcht
Jetzt kannst Du Deine Transaktionen filtern und einen vollständigen Überblick erhalten, welche Transaktionen entstanden sind, wo diese sich im Genehmigungsprozess befinden und welche Transaktionen noch nicht bearbeitet wurden.
Generelle Datenübersicht festlegen
In jedem der oben aufgeführten Menüs kannst Du festlegen, welche Informationen Du in Deiner Datenübersicht anzeigen lassen möchtest. Hierzu kannst Du in jedem der beiden Menüs auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke der Übersicht klicken.
Daraufhin öffnet sich ein Popup mit einem Dropdown-Menü, in welchem Du auswählen kannst, welche Spalten Du Dir in Deiner Übersicht anzeigen lassen möchtest.
Jetzt kannst Du die Informationen einsehen, die für Dich bei der Ansicht Deiner Daten relevant sind.