Manuelles Abgleichen vereinfachen mit dem neuen Expense Matcher
Wir freuen uns, die kommende Einführung unserer neuesten Funktion anzukündigen: der Expense Matcher am 11. April 2023. Er vereinfacht das manuelle Abgleichen von Unternehmenskarten-Transaktionen und Spesen in Yokoy.
Der Expense-Matcher wurde entwickelt, um Fälle zu bearbeiten, bei denen die realen Gegebenheiten ein automatisches Abgleichen von Unternehmenskarten-Transaktionen und Spesen verhindern. Mit dem Expense Matcher können Submitter und Finance-User nun ganz einfach:
Eine Transaktion mit einer Spese abgleichen
Zwei oder mehr Transaktionen mit einer Spese kombinieren
Eine Transaktion mit zwei oder mehr Spesen abgleichen.
Angenommen, Mitarbeiter haben während eines Hotelaufenthalts wiederholt mit ihrer Unternehmenskreditkarte für das Frühstück bezahlt. Sie scannen die Quittungen und reichen sie sofort ein. Diese Quittungen haben den Genehmigungsprozess in Yokoy durchlaufen und befinden sich nun in der Finanzabteilung. Am Ende des Aufenthalts hat das Hotel jedoch alle Ausgaben insgesamt abgebucht, sodass nur eine Transaktion in Yokoy importiert wurde. Früher hatte die Finanzabteilung keine Möglichkeit, diese eingereichten Quittungen mit der einzelnen Transaktion abzugleichen. Das ist nun mit dem Expense Matcher möglich.
Dieses Update wird am 11. April 2023 automatisch ausgerollt und ersetzt das bestehende Abgleichmodell. Wir empfehlen, die Funktion zu aktivieren, den Expense-Matcher auszuprobieren und dies Deinem Team mitzuteilen. Wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aktivierung der Funktion sowie Beispiele für verschiedene Anwendungsfälle vorbereitet. Du kannst diese gerne mit Deinem Team teilen.
Verbesserung der Ausgaben-Warnmeldungen
Die Ausgaben-Warnmeldungen wurden verbessert; die aktualisierten Warnungen bieten nun klarere und präzisere Informationen zu den Fehlern. Die Warnungen werden jetzt in einem Container angezeigt und sind visuell verfeinert, um die User-Experience insgesamt zu verbessern.
Detaillierte Reiseplanung mit Start- & Endzeiten in Reisen
Die Startzeit und die Abfahrtszeit sind nicht immer gleich, besonders bei Flug- und Zugreisen. Daher haben wir nun die Möglichkeit eingeführt, dass Submitter zwei unterschiedliche Zeiten eingeben können:
Start- & Endzeit: Die Startzeit der Reise, z. B. der Abfahrtszeitpunkt vom Zuhause.
Abfahrts- & Ankunftszeit: Die Abfahrtszeit des Zuges oder Fluges. Dies hilft auch in Ländern, in denen die Abfahrtszeit als Grenzübergangszeit von einem bestimmten Ort betrachtet wird.
Außerdem wird für die Berechnung der Tagespauschalen nun die Start- und Endzeit der Reise erfasst. Das aktuelle Update bringt eine erhebliche Verbesserung, um alle Reisedetails der Mitarbeiter zu erfassen. Zum Beispiel, wenn der User ein Taxi vom Zuhause zum Flughafen nimmt, zeigt das Update die komplette Reiseroute des Users ohne zeitliche Abweichungen an.
Um diese Funktion zu aktivieren, gehe zu Admin > Firmeneinstellungen unter Reisen:
Grenzübergang aktivieren
Wähle Detaillierte Reiseplanung im Feld Grenzübergangstyp aus.
Compliance-Warnung für Kilometerpauschalen
Wenn User von der von Google Maps vorgeschlagenen Route abweichen müssen, können sie die gefahrenen Kilometer oder Meilen anpassen.
In solchen Fällen dürfen die User jedoch nicht die von den Admins festgelegte Grenzwerte überschreiten. Wenn der User nun diesen Grenzwert überschreitet, sendet Yokoy eine Warnmeldung mit dem Hinweis: Der Nutzer hat das maximale Limit überschritten.
Admins können diesen Grenzwert unter Admin > Firmeneinstellungen, Compliance, aktivieren, indem sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung bei Überschreitung der Entfernungsgrenze von Google Maps auswählen und den Grenzwert eingeben.
Kostenstellenzuordnung nach Beträgen und Prozentsätzen
User können nun den Betrag zwischen Kostenstellen sowohl nach Betrag als auch nach Prozentsatz aufteilen. Dies ermöglicht es den Usern, den Betrag einfach zu berechnen und die Zuweisung für verschiedene Kostenstellen zu verteilen.
Zuvor ermöglichte Yokoy es den Usern nur, den Betrag zwischen verschiedenen Kostenstellen nach Prozentsatz aufzuteilen.
Finanznutzern das Bearbeiten und Hinzufügen von Ausgaben ermöglichen
Jetzt können Finanznutzer den Gesamtbetrag der Ausgaben bearbeiten und auch Ausgaben zu einer Reise hinzufügen.
Diese Funktion kann unter Admin > Firmeneinstellungen, Compliance aktiviert werden, indem die Kontrollkästchen Finanzabteilung erlauben, Spesen zu bearbeiten und Finanzabteilung erlauben, Spesen innerhalb von Reisen hinzuzufügen.
Benutzerdefinierte Regeln für Änderungen bei Tagegeldern
Wir haben die benutzerdefinierten Regeln für die Änderungen bei Tagespauschalen verbessert, um die Berechnung robuster zu gestalten und bestimmten regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden.