Rechnungsfreigabe in der mobilen App
Rechnungsfreigeber können nun Rechnungen direkt in der mobilen App genehmigen. Du kannst die zu genehmigenden Rechnungen einsehen, indem Du zu Genehmigungen > Rechnungen gehst, wobei sowohl das Rechnungs-PDF als auch die digitalisierten Details des Dokuments angezeigt werden. Du kannst das Dokument entweder genehmigen, indem Du auf Genehmigen tippen, oder es durch einen Klick auf Zurücksenden an den vorherigen Genehmigungsschritt zurücksendest.
Bereits genehmigte Rechnungen einsehen
Manager können jetzt die Rechnungen einsehen, die sie bereits genehmigt haben. Wenn Du zu Manager > Suche gehst, siehst Du einen neuen Tab Rechnungen, der Details zu allen Rechnungen enthält, die Du genehmigt hast. Du kannst Rechnungen nach Status, Lieferant und juristischer Person filtern.
Hochladedatum der Rechnung hinzugefügt
Rechnungen enthalten jetzt das Datum, an dem die Rechnung in Yokoy hochgeladen wurde. Dadurch bietet Yokoy mehr Transparenz darüber, wann Rechnungen hochgeladen wurden. Diese Spalte ist standardmäßig ausgeblendet, aber um sie anzuzeigen, klicke auf das Symbol Spaltenauswahl (drei Punkte) in der oberen rechten Ecke der Rechnungsübersicht (Rechnungsbearbeiter > Rechnungen) und wähle das Kontrollkästchen Hochladedatum.
Spalten der Rechnungspositionen ein- oder ausblenden
Rechnungsbearbeiter können nun festlegen, welche Spalten der Rechnungspositionen angezeigt werden sollen. Du kannst Spalten ausblenden, die für sie nicht relevant sind. Zum Beispiel kannst Du entscheiden, die Spalte Menge auszublenden, indem Du auf das Symbol zur Spaltenauswahl (drei Punkte) auf der rechten Seite des Bildschirms klickst und das Kontrollkästchen Menge abwählst.
Rangfolge der am häufigsten verwendeten Kostenstellen und Kategorien
Um manuelle und wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen, wurde eine Option hinzugefügt, die es ermöglicht, die am häufigsten verwendeten Kostenstellen und Kategorien basierend auf jedem einzelnen User und Lieferanten zu rangieren. Dies beschleunigt den Vorgang des Rechnungs-Codierens. Früher musste man manuell scrollen, um den entsprechenden Eintrag zu suchen.
Lieferantenrechungsablehnungs-E-Mail
Finance-User können nun eine Rechnung direkt aus Yokoy ablehnen. Gehe dazu zur Rechnung und klicke oben rechts auf Ablehnen. Aktiviere im Pop-up-Fenster das Kontrollkästchen E-Mail an Lieferanten senden, um zusätzliche Felder anzuzeigen, in denen Du eine E-Mail-Nachricht verfassen kannst. Wenn die Lieferantenstammdaten die E-Mail-Adresse des Lieferanten enthalten, wird das E-Mail-Feld automatisch ausgefüllt. Du kannst auch das abgelehnte PDF-Dokument als E-Mail-Anhang hinzufügen. Wenn Du die E-Mail-Details (Betreff und Nachricht) ausgefüllt hast, bist Du bereit! Sobald Du auf Bestätigen klickst, wird eine E-Mail an den Lieferanten gesendet, die das Dokument direkt aus Yokoy ablehnt.
