Um mit der Analyse der Spesendaten Deines Unternehmens zu beginnen, wähle unter der Sektion Finance den Reiter Analytics (Neu!) aus.

Beachte: Diese Funktion ist nur in der Web App verfügbar.

Im weissen Arbeitsbereich findest Du drei Abschnitte, in denen Du die zu untersuchenden Spesendaten mittels verschiedener Kriterien verfeinern kannst.

Die erste Sektion, Auswahl der Zeitspanne, ermöglicht es Dir, die Spesendaten durch die Wahl eines bestimmten Anfangs- und Enddatums einzugrenzen. Da ein Spesenbeleg verschiedene Stufen im Genehmigungsprozess durchläuft bis zur Auszahlung an den Mitarbeiter, unterscheidet sich dessen Einreichungsdatum in der Regel von dem Genehmigungs-, Prüfungs- und Auszahlungsdatum. Daher kannst Du zusätzlich das Data field auswählen, auf das Du dich fokussieren möchtest.

In der zweiten Sektion, Anwendung von Filterkriterien, kannst Du die Spesendaten anhand der folgenden Kriterien filtern:

Beachte: Diese Sektion ist optional. Wenn keine Anpassungen vorgenommen werden, übernimmt das System bei der späteren Erstellung des Berichts die Standardeinstellungen.

Die dritte Sektion, Definition der Berichtsstruktur, stellt das primäre Konfigurationsinstrument für die Erstellung Deines Berichts und die Durchführung Deiner Analyse dar. In der oberen Zeile kannst Du den Diagrammtyp für die Visualisierung der Informationen, die Währung und die Berichtssprache auswählen.

In der unteren Zeile kannst Du die Datenfelder auswählen, die Du in Deine Analyse einbeziehen möchtest, indem Du diese mit Deinem Mauszeiger entweder in das Feld Zeilen oder in das Feld Spalten ziehst. Bitte beachte, dass die Entscheidung, welche Datenfelder in das Feld Zeile und welche in das Feld Spalte eingefügt werden, die Darstellung der Informationen im Diagramm sowie im Bericht beeinflusst.

Hinweis:

Abschliessend kannst Du in der Dropdown-Liste Werte (aggregiert) unterhalb des Feldes Spalten auswählen, wie die aggregierten der Spesenbeträge im Bericht angezeigt werden sollen: als Gesamtbetrag, Steuerbetrag oder beides.

Wenn Du mit den Einstellungen zufrieden bist, klicke auf Bericht generieren.

In der Sektion Ergebnisse im unteren Teil des weissen Arbeitsbereichs findest Du ein Diagramm, das die ausgewählten Daten anhand Deiner Einstellungen visualisiert. Um detaillierte Informationen zu den aggregierten Werten zu erhalten, fahre einfach mit dem Mauszeiger über das Diagramm.

Wenn Du den vollständigen Bericht herunterladen möchtest, klicke auf den Download-Button ebenfalls in der Sektion Ergebnisse. Jetzt wird automatisch ein Excel-Dokument generiert und in Deinen Downloads gespeichert. In dem Dokument werden die Informationen in Form einer Pivot-Tabelle dargestellt, was die Transparenz der ausgewählten Spesendaten erhöht und Dir deren weitere Bearbeitung vereinfacht.

Jetzt bist Du an der Reihe, Deine eigenen Analysen für Dein Unternehmen durchzuführen.

Du benötigst mehr Informationen?

Um einen tiefgreifenderen Einblick in die verschiedenen Arten von Analysen zu erhalten, die Du in Yokoy durchführen kannst, findest Du im folgenden Abschnitt zwei beispielhafte Anwendungsfälle.

Mit Yokoy Analytics kannst Du Dir ganz einfach die Spesenbeträge sortiert nach Ländern über einen bestimmten Zeitraum anzeigen lassen. So funktioniert es:

Wähle in der ersten Sektion, Auswahl der Zeitspanne, den Zeitraum aus, auf den Du Dich bei Deiner Analyse konzentrieren möchtest. In diesem Beispiel fokussieren wir uns auf alle Spesen, die zwischen dem 5. März und dem 5. April 2021 eingereicht wurden.

In der zweiten Sektion, Anwendung von Filterkriterien, kannst Du die Daten durch Anwendung verschiedener Filterkriterien verfeinern. Aus Simplifizierungs-Gründen konzentrieren wir uns nur auf eine Entität der Firma und verzichten auf weitere Anpassungen.

In der dritten Sektion, Definition der Berichtsstruktur, kannst Du neben der Währung und der Berichtssprache Deinen bevorzugten Diagrammtyp auswählen. Um die Spesen eines Unternehmens nach Ländern zu visualisieren, halten wir ein Säulendiagramm für passend. Die Währung wird in diesem Beispiel in CHF dargestellt und Deutsch als Berichtssprache ausgewählt.

Wähle jetzt die gewünschten Datenfelder als Basis für die Analyse aus. Da das Land, in dem die Ausgaben getätigt wurden, die Einheit ist, die uns interessiert, wählen wir dieses Datenfeld aus der Liste aus und ziehen es in das Feld Spalten. Im Feld Zeilen platzieren wir die Datenfelder Mitarbeitername und Kostenobekt-Name für eine genauere Beschreibung der Spesen.

Abschliessend wählen wir im Dropdown-Feld Werte (aggregiert) die Option Gesamtbetrag (Währung) aus, um den vollständigen Betrag der Spesenbelege anzuzeigen.

Klicke jetzt auf Bericht generieren, wenn Du mit den Einstellungen zufrieden bist.

In der Sektion Ergebnisse siehst Du jetzt die aggregierten Spesenwerte verteilt auf die beiden Länder Schweiz und Deutschland. Zusätzlich wurden für jeden Mitarbeiter und jedes Kostenobjekt separate Kategorien erstellt, um diese nach Ländern zu vergleichen.

Um die Informationen als vollständigen Bericht anzuzeigen, klicke unter der Sektion Ergebnisse auf den Download-Button und es wird automatisch eine Excel-Tabelle generiert und in Deinen Downloads gespeichert. In der Excel-Tabelle sind die Rohdaten in Form einer Pivot-Tabelle dargestellt und, wie zuvor bestimmt, entsprechend in Zeilen und Spalten angeordnet. In den beiden Länder-Spalten, findest Du die aggregierten Werte aller Spesen sortiert nach Mitarbeitername und Kostenobjekt-Name.

Wir haben die Analyse über die Verteilung der Spesen nach Ländern jetzt erfolgreich abgeschlossen. Nach Wunsch können die Rohdaten nun entsprechend weiterverarbeitet werden.

Wenn Du Dir einen Überblick über alle Rohdaten verschaffen möchtest, die in einem bestimmten Zeitraum generiert wurden, kannst Du Dir einen Bericht als Basis für weitere Analysen und andere Berichtszwecke erstellen lassen. Das funktioniert so:

Wähle in der ersten Sektion, Auswahl der Zeitspanne, den Zeitraum aus, auf den Du dich konzentrieren möchtest. In diesem Beispiel fokussieren wir uns auf alle Spesen, die zwischen dem 5. März und dem 5. April 2021 eingereicht wurden.

In der zweiten Sektion, Anwendung von Filterkriterien, kannst Du die Daten durch Anwendung verschiedener Filterkriterien verfeinern. Aus Simplifizierungs-Gründen konzentrieren wir uns nur auf eine Entität der Firma und verzichten auf weitere Anpassungen.

In der dritten Sektion, Definition der Berichtsstruktur, kannst Du die bevorzugte Währung (hier CHF) und die Berichtssprache (hier Deutsch) auswählen. In diesem Anwendungsfall kann der Diagrammtyp vernachlässigt werden, da das primäre Ziel darin besteht, einen umfassenden Bericht zu erstellen.

Wähle jetzt die gewünschten Datenfelder als Basis für die Analyse aus. In diesem Beispiel betrachten wir die folgenden Datenfelder als relevant und ziehen sie daher in das Feld Zeilen:

Da das Ziel darin besteht, eine Liste relevanter Rohdaten zu erstellen, ohne diese auf eine bestimmte Einheit zu beziehen, bleibt das Feld Spalten leer.

Abschliessend wählen wir im Dropdown-Feld Werte (aggregiert) die Option Gesamtbetrag (Währung) aus, um den vollständigen Betrag der Spesenbelege anzuzeigen.

Klicke jetzt auf Bericht generieren, wenn Du mit den Einstellungen zufrieden bist.

Um die Informationen als vollständigen Bericht anzuzeigen, klicke unter der Sektion Ergebnisse auf den Download-Button und es wird automatisch eine Excel-Tabelle generiert und in Deinen Downloads gespeichert. In der Excel-Tabelle sind alle ausgewählten Rohdaten in Form einer Pivot-Tabelle aufgelistet.

Wir haben nun erfolgreich einen Bericht erstellt, der alle zuvor ausgewählten Rohdaten anzeigt, die innerhalb eines Monats entstanden sind. Nach Wunsch können die Rohdaten nun entsprechend weiterverarbeitet werden.