- Mach ein Foto des Beleges
- Informationen validieren und Bericht einreichen
Schritt 1: Mach ein Foto der Quittung
Klicke auf das 
Symbol um eine Quittung zu fotografieren. Diese Option ist nur in der Mobile App verfügbar.
Bitte stelle sicher, dass das Bild ordnungsgemäss hochgeladen und verarbeitet wird. Dies kann je nach Netzwerkverbindung einige Sekunden dauern. Nachdem das Bild verarbeitet wurde, erstellt Yokoy automatisch eine Spesenabrechnung, die relevante Informationen aus der Quittung extrahiert hat, wie z.B.
- Name des Anbieters
- Kategorie
- Land
- Währung
- Gesamtbetrag
- Trinkgeld Betrag
- Datum der Bezahlung
- Zahlungsmethode
Schritt 2: Informationen validieren und Bericht einreichen
Der nächste Schritt ist es zu kontrollieren ob alle Informationen korrekt sind.
Öffne den Entwurf der Spesenabrechnung und überprüfe die folgenden Felder:
- Begründung/ Beschreibung*: Standardmässig wird der Name des Verkäufers aus der Quittung extrahiert.
- Kategorie*: Yokoy wählt automatisch die Kategorie aus, die auf unserem Modell der Künstlichen Intelligenz basiert. Bitte passe diese gegebenenfalls an, um das Tool für zukünftige Spesenabrechnungen zu trainieren.
- Land*: das Land, in dem die Ausgaben getätigt wurden
- Währung*: die lokale Währung, in der die Ausgaben bezahlt wurden
- Gesamtbetrag*: voller Betrag einschliesslich Mehrwertsteuer
- Zusätzliche Gebühren: enthalten Trinkgelder, Gebühren oder andere Kosten. Diese Option ist nur sichtbar, wenn deine Unternehmenspolitik dies zulässt.
- Ausgabe-/Zahlungsdatum*: das Datum, an dem die Ausgabe getätigt wurde.
- Zahlungsmethode*: Wenn du eine Firmenkreditkarte auf deinem Konto registriert hast und deine Quittung die letzten vier Ziffern deiner Firmenkreditkarte enthält, wird diese automatisch in deine Spesenabrechnung aufgenommen. Wenn auf dem Beleg die Nummer der Firmenkreditkarte nicht angegeben ist, wähle die Option "Firmenkreditkarte". Wenn die Ausgaben nicht mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, wähle die Option "Privat bezahlt".
- Anzahl der Teilnehmer*: dies ist standardmässig. Falls es sich um mehr als einen Teilnehmer handelt, gebe bitte die Namen aller Teilnehmer an
- Kostenobjekte*: Das Modell der künstlichen Intelligenz von Yokoy schlägt dir einen Standard-Kostenträger vor. Bitte passe ihn ggf. an oder füge einen anderen Kostenträger hinzu.
- Zeige Genehmigungen: Hier kannst du den Genehmigungsfluss deiner Spesenabrechnung sehen
- Kommentar: füge gegebenenfalls einen Kommentar hinzu
Achte darauf, dass du alle erforderlichen Informationen ausfüllst, die mit einem Sternchen gekennzeichnet sind, da der Bericht sonst nicht eingereicht werden kann.
Klicke auf "Speichern", falls du die Spesenabrechnung speichern und zu einem späteren Zeitpunkt darauf zurückkommen möchtest, um sie zum Einreichen fertigzustellen.
Klicken Sie auf "Löschen", wenn Sie die gesamte Spesenabrechnung löschen möchten.
Klicke auf "Einreichen", wenn du bereit bist, deine Spesenabrechnung einzureichen.
Du findest deine eingereichten Ausgaben im Register "Eingereicht". Bis zur Auszahlung kannst du die Spesenabrechnung jederzeit abrufen, ändern und erneut einreichen.