In der Handy App
- Lade ein Bild oder ein PDF des Beleges hoch
- Informationen validieren und Bericht einreichen
Schritt 1: Lade ein Bild oder ein PDF des Beleges hoch
Klick auf das 
Symbol um das Bild oder die PDF-Datei hochzuladen, entweder von deinem Mobiltelefon oder von deinem Computer. Es können nur Dateien in den folgenden Formaten hochgeladen werden: .jpeg, .png und .pdf
Nachdem die Datei bearbeitet wurde, erstellt Yokoy automatisch eine Spesenabrechnung, in der die relevanten Informationen aus der Quittung eingefügt wurden, wie zum Beispiel
- Name des Anbieters
- Land
- Währung
- Gesamtbetrag
- Trinkgeld Betrag
- Spesen-Datum
- Zahlungsmethode
Schritt 2: Informationen validieren und Bericht einreichen
Der nächste Schritt ist die Validierung, ob alle Informationen korrekt sind.
Öffne den Entwurf der Spesenabrechnung und überprüfe die folgenden Felder:
- Begründung/ Beschreibung*: Standardmässig wird der Name des Verkäufers aus der Quittung extrahiert.
- Kategorie*: Yokoy wählt automatisch die Kategorie aus, die auf unserem Modell der Künstlichen Intelligenz basiert. Bitte passe diese gegebenenfalls an, um das Tool für zukünftige Spesenabrechnungen zu trainieren.
- Land*: das Land, in dem die Ausgaben getätigt wurden
- Originalwährung des Beleges*: die lokale Währung, in der die Ausgaben bezahlt wurden
- Gesamtbetrag*: voller Betrag einschliesslich Mehrwertsteuer
- Zusätzliche Gebühren: enthalten Trinkgelder, Gebühren oder andere Kosten. Diese Option ist nur sichtbar, wenn deine Unternehmenspolitik dies zulässt.
- Datum der Bezahlung*: das Datum, an dem die Ausgabe getätigt wurde
- Zahlungsmethode*: Wenn du eine Firmenkreditkarte auf deinem Konto registriert hast und deine Quittung die letzten vier Ziffern deiner Firmenkreditkarte enthält, wird diese automatisch in deiner Spesenabrechnung aufgenommen. Wenn auf dem Beleg die Nummer der Firmenkreditkarte nicht angegeben ist, wähle die Option "Firmenkreditkarte". Wenn die Ausgaben nicht mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, wähle die Option "Privat bezahlt".
- Anzahl der Teilnehmer*: dies ist standardmässig. Falls es sich um mehr als einen Teilnehmer handelt, gebe bitte die Namen aller Teilnehmer an
- Kostenträger*: Das Modell der künstlichen Intelligenz von Yokoy schlägt dir einen Standard-Kostenträger vor. Bitte passe ihn ggf. an oder füge einen anderen Kostenträger hinzu.
- Genehmigungen anzeigen: Hier kannst du den Genehmigungs Fluss deiner Spesenabrechnung sehen
- Kommentar: füge gegebenenfalls einen Kommentar hinzu
Achte darauf, dass Sie alle erforderlichen Informationen ausfüllen, die mit einem Sternchen gekennzeichnet sind, da der Bericht sonst nicht eingereicht werden kann.
Klicke auf "Speichern", wenn du die Spesenabrechnung speichern und zu einem späteren Zeitpunkt zurückkommen möchtest, um sie zum Einreichen fertigzustellen.
Klicke auf "Löschen", wenn du die gesamte Spesenabrechnung löschen möchtest.
Klicke auf "Einreichen", wenn du bereit bist, deine Spesenabrechnung einzureichen.
Du findest deine eingereichten Ausgaben im Register "Eingereicht". Bis zur Auszahlung kannst du die Spesenabrechnung jederzeit abrufen, ändern und erneut einreichen.