Der Genehmigungsfluss hängt von deiner Unternehmenspolitik ab.
Eingereicht → Genehmigt → Geprüft
Wenn dein Unternehmen die Kostenträgergenehmigung aktiviert hat, muss dein eingereichter Kostenbericht zunächst vom Leiter des Kostenträgers genehmigt werden, bei dem es sich um deinen Vorgesetzten handeln kann. Eine zusätzliche Genehmigung kann erforderlich sein, wenn dein Kostenbericht einen Genehmigungsschwellenwert überschreitet. In deiner Spesenabrechnung kannst du unter "Genehmigungen anzeigen" jederzeit überprüfen, wo sich die Ausgaben derzeit befinden. Nachdem die Ausgabe vollständig genehmigt wurde, wird sie zur Prüfung an dein Finanzteam weitergeleitet. Sobald sie sowohl genehmigt als auch geprüft ist, kann sie exportiert und ausgezahlt werden.
Alle Aktionen werden am Ende jedes Ausgabenberichts im Abschnitt "Historie" protokolliert.
Eingereicht → Geprüft
Wenn dein Unternehmen entweder die automatische Genehmigungsfunktion aktiviert oder die Kostenträgergenehmigung deaktiviert hat, wird dein Kostenbericht sofort nach dem Klicken auf "Einreichen" zur Prüfung an dein Finanzteam weitergeleitet. Du wirst sehen, dass der Ausgabenstatus sofort nach dem Einreichen auf "genehmigt" geht. Sobald der Bericht überprüft ist, kann er exportiert und ausgezahlt werden.
Alle Aktionen werden am Ende jedes Ausgabenberichts im Abschnitt "Verlauf" protokolliert.
Eingereicht → Genehmigt
Basierend auf den Einstellungen deines Unternehmens werden Ausgaben möglicherweise automatisch überprüft, ohne dass das Finanzteam sie manuell überprüft. Meistens erfordern Ausgaben ohne Warnungen und ohne Mehrwertsteuer, die unter einem bestimmten Schwellenwert liegen, keine manuelle Finanzprüfung und werden automatisch überprüft. Alle Aktionen werden im Abschnitt "Verlauf" in jedem Ausgabenbericht ganz unten protokolliert.
Voll automatisch
Wenn in dienem Unternehmen sowohl die Kostenträgergenehmigung als auch die Funktionen zur Finanzprüfung deaktiviert sind, kann dein Kostenbericht nach dem Einreichen exportiert und ausgezahlt werden.
Es ist auch möglich, dass deine Kostenabrechnung zur Überarbeitung zurückgeschickt oder abgelehnt wird.
Dieser Artikel zeigt dir, wie du den Status deiner eingereichten Spesenabrechnung einsehen kannst. Eine Übersicht über alle möglichen Status in Yokoy findest du hier.