👤 EU/EEA (nicht-schweizerische) Unternehmen
Um Yokoy-Pay-Karten für ein Unternehmen zu generieren (verfügbar für Firmen in der EU/im EEA), musst Du den Kontoeröffnungsprozess Know Your Business (KYB) durchlaufen.
Der KYB-Onboarding-Prozess umfasst die folgenden Schritte:
Der KYB-Onboarding-Prozess dauert im Durchschnitt 4–8 Wochen. Bitte beachte diese Zeitvorgaben, wenn Du ein Yokoy Platinum Visa-Kartenkonto anforderst.
💡 Tipp
Wenn Du Yokoy Pay erwerben möchtest, wende Dich bitte an Deinen Onboarding-Manager, wenn Du ein neuer Yokoy-Kunde bist, oder an Deinen Kundenbetreuer, wenn Du bereits Yokoy-Kunde bist.
Nimm Deine Einladung zu Yokoy Pay an
Sobald Deine Organisation als erforderlich identifiziert wurde,
um den KYB-Onboarding-Prozess von Yokoy abzuschließen, erhältst Du eine E-Mail-Einladung zu Yokoy Pay. Diese Einladung enthält einen Link zu unserer dafür vorgesehenen KYB-Software Dotfile, die Dich durch den KYB-Onboarding-Prozess führt. Du musst auf diesen Link klicken, um die Einladung anzunehmen.
Für den KYB-Onboarding-Prozess wählt Yokoy die primäre Kontaktperson aus der ursprünglichen Kaufvereinbarung aus. Wenn Du die Kontaktperson für Deine Organisation bist und die
E-Mail-Einladung noch nicht erhalten hast, wende Dich bitte an kybprocess@travelperk.com.
💡Bestehende Yokoy-Pay-Kunden oder Onboarding mehrerer Unternehmen
Möchtest Du mehrere Unternehmen für Yokoy Pay onboarden? Gehe zum Dotfile-Kundenportal. Fülle den KYB-Fragebogen für das erste Unternehmen aus.
Fülle den KYB-Fragebogen für die erste Gesellschaft aus. Sobald dieser abgeschlossen ist, klicke oben rechts auf der Startseite des Portals auf das Dropdown-Menü.
Dort kannst Du das Onboarding weiterer Gesellschaften starten und zwischen bestehenden KYB-Fällen wechseln.
Erste Schritte mit der Yokoy KYB-Plattform
Für eine einfache, sichere und intelligente Geschäftsverifizierung hat Yokoy eine Partnerschaft mit Dotfile geschlossen.
Dotfile ist eine KYB-Komplettlösung, die KYB-Onboarding- und AML-Verfahren automatisiert, Betrug reduziert und zur Erreichung globaler Compliance beiträgt.
✏️ Hinweis
Alle neuen Firmen, die Du in Yokoy Pay einbinden möchtest, benötigen einen KYB-Fragebogen und das Hochladen von Dokumenten über Dotfile, auch wenn Du bereits eine andere Firma in Yokoy Pay eingebunden hast. Dadurch wird sichergestellt, dass wir über aktuelle Dokumente und Firmendaten verfügen, um die EU-Konformität zu erreichen.
So erhältst Du zum ersten Mal Zugang zur KYB-Plattform von Yokoy:
Gehe zum Dotfile-Kundenportal.
Klicke auf Start new onboarding.
✏️ Hinweis
Das Dotfile-Kundenportal ist derzeit nur in englischer Sprache verfügbar.
✏️ Hinweis
Wenn Du den Onboarding-Prozess bereits gestartet hast, kannst Du dort weitermachen, wo Du aufgehört hast, indem Du die E-Mail-Adresse eingibst, die mit dem Onboarding verknüpft ist. An diese E-Mail-Adresse wird ein eindeutiger Link gesendet, der 24 Stunden gültig ist und es Dir ermöglicht, den KYB-Onboarding-Prozess für alle offenen KYB-Fälle fortzusetzen.
Vervollständige den KYB-Fragebogen
Um den KYB-Onboarding-Prozess auf der Yokoy-KYB-Plattform zu starten, musst Du zunächst die von Yokoy festgelegten Datenverarbeitungsvereinbarungen prüfen. Durch Klicken auf Next (Weiter) erklärst Du Dich ausdrücklich mit den in den Datenverarbeitungsvereinbarungen festgelegten Bedingungen einverstanden.
Als Nächstes musst Du den KYB-Fragebogen ausfüllen.
Die folgenden Schritte sollen Dir dabei helfen, die richtige Firma zu identifizieren und die relevanten Daten basierend auf Deiner individuellen Firma bereitzustellen.
Wähle das Land aus, in dem Deine Firma (juristische Person) registriert ist.
Gib den genauen Namen der Firma (Gesellschaft) an,
die Du auswählen möchtest.
Klicke auf Search your company (Nach Deiner Firma suchen).
Wähle Deine Firma aus und klicke auf Next (Weiter).
💡 Tipp
Wenn Du Deine Firma nicht in der automatisch generierten Liste findest, überprüfe, ob Du das richtige Land ausgewählt hast, in dem die Firma registriert ist. Alternativ kannst Du die Details auch manuell eingeben.
Sobald Du Deine Firma ausgewählt hast, wirst Du durch den KYB-Fragebogen geführt. Der Fragebogen enthält spezifische Fragen zu Deinen Firmeninformationen, betriebswirtschaftlichen Daten und gesetzlichen Vertretern.
1. Gib alle Daten zur Identifizierung der Firma an. Überprüfe die angeforderten Felder.
2. Wirtschaftsdaten für die Geschäftseinheit bereitstellen.
3. Füge die relevanten Personen (UBOs oder gesetzliche Vertreter) dem KYB-Fragebogen Deiner Firma hinzu.
4. Gib alle erforderlichen Daten für die Person ein.
5. Wähle einen geschäftlichen Kontakt aus. Stelle sicher, dass Du einen geschäftlichen Kontakt auswählst. Dies ist die Person (und E-Mail-Adresse), die mit dem KYB-Fall verknüpft wird. Du musst diese E-Mail-Adresse verwenden, um den Onboarding-Prozess fortzusetzen, falls Du ihn zu irgendeinem Zeitpunkt unterbrechen möchtest.
6. Prüfe Deinen KYB-Fragebogen vor dem Einreichen.
Überprüfe alle gesammelten Daten.
Der nächste Schritt in diesem Prozess besteht darin, Daten über Deine Firma und die relevanten Personen zu sammeln. Yokoy empfiehlt die Prüfung der folgenden Punkte, bevor Du fortfährst:
Stelle sicher, dass alle Informationen über Deine Firma korrekt und aktuell sind.
Stelle sicher, dass alle relevanten Personen zum KYB-Fall hinzugefügt werden. Wir empfehlen, alle relevanten UBOs oder Direktoren einzubeziehen, auch wenn Du diese Dokumentation am Ende nicht bereitstellst, um zu vermeiden, dass eine Person vergessen wird.
Stelle sicher, dass alle über die Personen bereitgestellten Daten korrekt und aktuell sind.
🚧 Vorsicht
Sobald Du auf Next klickst, kannst Du keine der angegebenen Informationen mehr ändern. Nur der KYB-Fallbearbeiter kann Änderungen vornehmen.
Wenn Du Hilfe benötigst, wende Dich bitte an Deinen KYB-Fallmanager oder kontaktiere kybprocess@travelperk.com.
Beschaffe die erforderlichen Unterlagen
Um Deine Firma erfolgreich einzubinden, verlangt Yokoy, dass Du die folgenden Dokumente, Daten und Informationen über unsere KYB-Plattform einreichst.
✏️ Hinweis
Wenn Du vorhast, mehr als eine Firma (Gesellschaft) einzubinden, musst Du die erforderlichen Informationen für jede Firma separat bereitstellen.
Erforderliche Unterlagen
Du wirst gebeten, während des KYB-Onboarding-Prozesses die folgenden Unterlagen vorzulegen:
Eigentumsverhältnisse und Organisationsstruktur: Ein aktuelles Dokument, das von einem zugelassenen Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt oder Vorstandsmitglied sowie einem Notar unterzeichnet und datiert wurde (nicht älter als 3 Monate).
Handelsregisterauszug: Ein aktueller Auszug aus dem relevanten Handelsregister, d. h. nicht älter als 3 Monate.
Auszug aus dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer: Ein aktueller Auszug aus dem entsprechenden Register der wirtschaftlichen Eigentümer, d. h. er darf nicht älter als 3 Monate sein. (d. h. UBO-Register or Aktionärs-Register).
Gesellschaftsrechtliche Dokumente: Dokumentation der Vorschriften und Regeln für die interne Verwaltung der Firma. Aktuelle und konsolidierte Dokumente wie das Memorandum oder die Satzung.
Bestätigungserklärung: Wenn sich der Name oder ähnliche Identifikationsmerkmale Deiner Firma kürzlich geändert haben, musst Du auch einen historischen Auszug hochladen.
Jahresberichte: Veröffentliche Jahresberichte der letzten 2 Jahre. Stelle ggf. geprüfte und/oder konsolidierte Versionen zur Verfügung.
Unterlagen auf der Yokoy KYB-Plattform hochladen
So lädst Du alle erforderlichen Dokumente hoch:
Klicke auf Upload (Hochladen).
Ziehe die Datei per Drag-and-drop in das Dialogfeld oder wähle die Datei von Deinem Gerät aus.
Ziehe die Datei per Drag-and-drop in das Dialogfeld oder wähle die Datei von Deinem Gerät aus.
Klicke auf + Add a file (Datei hinzufügen), um weitere Dokumente auszuwählen.
Um den Upload abzuschließen, klicke auf Send for review (Zur Prüfung senden).
🚧 Vorsicht
Stelle sicher, dass Du alle relevanten Dokumente gleichzeitig in den richtigen Abschnitt hochlädst. Wenn Du Dokumente übersiehst oder weitere hochladen möchtest, musst Du warten, bis der KYB-Beauftragte Deine Dokumente abgelehnt hat, bevor Du sie erneut hochladen kannst.
Führe eine Identitätsprüfung durch
Zusätzlich zu den erforderlichen Dokumenten, Daten und Informationen über die Firma muss Yokoy alle relevanten Personen wie gesetzliche Vertreter und UBOs identifizieren und verifizieren.
Erforderliche Verifizierung
Identitätsprüfung für den gesetzlichen Vertreter: Es sollte eine zertifizierte Remote-Identitätsprüfung durchgeführt werden.
Oder, nur wenn dies von Deinem KYB-Fallbearbeiter genehmigt wurde:
Identitätsnachweis: Reiche eine beglaubigte und übersetzte Kopie Deines Ausweises ein. Der Ausweis muss in Farbe sein, alle vier Ecken müssen sichtbar sein und beide Seiten müssen kopiert werden.
Adressnachweis: Ein weiteres Dokument, das zur Überprüfung der Adresse geeignet ist. Die Dokumente dürfen nicht älter als drei Monate sein.
Identifikationsverfahren für UBOs, Direktoren oder Vertreter des Vertragsinhabers: Für alle relevanten Parteien muss eine Identifikation vorgelegt werden.
Identitätsnachweis: Legt eine beglaubigte und übersetzte Kopie eines Ausweises vor. Der Ausweis muss in Farbe sein, alle vier Ecken müssen sichtbar sein und beide Seiten müssen kopiert werden.
Adressnachweis: Zusätzliches Dokument, das zur Überprüfung der Adresse geeignet ist. Die Dokumente dürfen nicht älter als drei Monate sein.
Wenn kein UBO (individueller wirtschaftlicher Eigentümer) 25 % oder mehr hält, musst Du die Ausweise der beiden Geschäftsführer vorlegen.
✏️ Hinweis
Du hast die Möglichkeit, anstelle eines Adressnachweises die erweiterte Remote-Identitätsprüfung zu verwenden. Wenn Du diese Option benötigst, wende Dich bitte an Deinen KYB-Fallmanager oder kontaktiere kybprocess@travelperk.com.
Identitätsprüfung auf der Yokoy KYB-Plattform durchführen
Um die für die rechtliche Vertretung erforderliche Remote-Identitätsprüfung durchzuführen, benötigst Du ein Mobiltelefon und einen Identitätsnachweis. Der gesamte Vorgang sollte zwischen 3 und10 Minuten dauern.
Führe eine Remote-Identitätsprüfung durch
1. Klicke auf Start verification (Verifizierung starten), um den Identitätsverifizierungsprozess zu starten.
2. Wähle die Methode für den Zugriff auf die Identitätsprüfung aus. Du kannst zwischen Generate a QR code (Generierung eines QR-Codes), auf den Du von Deinem Telefon aus zugreifen kannst, oder Receive a text message (Empfang einer Textnachricht) wählen.
3. Sobald Du den Link auf Deinem Smartphone aufgerufen hast, wähle zunächst das Land aus, in dem Du wohnst.
4. Wähle das Dokument aus, das Du zur Durchführung der Remote-Identitätsprüfung verwenden möchtest.
5. Prüfe den rechtlichen Hinweis. Wenn Du fortfahren möchtest, aktiviere das Kontrollkästchen, um der Anfrage zuzustimmen, und tippe auf I Agree (Ich stimme zu).
6. Halte die Vorderseite Deines Dokuments und neige es.
Wenn Du bereit bist, tippe auf I'm ready to tilt my document (Ich bin bereit, mein Dokument zu neigen).
7. Wenn Du die Vorderseite des Dokuments fertiggestellt hast, wirst Du aufgefordert, den gleichen Vorgang für die Rückseite des ausgewählten Dokuments zu wiederholen. Tippe auf I'm ready to tilt my document (Ich bin bereit, mein Dokument zu neigen).
8. Zum Schluss musst Du das Profil Deines Gesichts aufnehmen. Positioniere die Kamera vor dem Gesicht und tippe auf I'm ready (Ich bin bereit).
9. Sobald Du die Profilerfassung abgeschlossen hast, prüft Dotfile die bereitgestellten Informationen schnell und informiert Dich, wenn Du die Website schließen kannst.
Lade einen Identitätsnachweis und einen Adressnachweis hoch
So kannst Du alle erforderlichen Unterlagen hochladen:
Klicke auf Upload (Hochladen).
Ziehe die Datei per Drag-and-Drop in das Dialogfeld oder wähle die Datei von Deinem Gerät aus.
Um den Upload abzuschließen, klicke auf Send for review (Zur Prüfung senden).
Im Falle eines Identitätsnachweises wirst Du gebeten, ein Foto der Vorder- und Rückseite des Ausweises hochzuladen. Du kannst das Dokument einfach in eines der beiden Dropdown-Felder hochladen.
🚧 Vorsicht
Stelle sicher, dass Du alle relevanten Dokumente gleichzeitig in den richtigen Abschnitt hochlädst. Wenn Du Dokumente vergisst oder weitere hochladen möchtest, musst Du warten, bis der KYB-Beauftragte Dein Dokument abgelehnt hat, bevor Du sie erneut hochladen kannst.
Warte auf die Prüfung des KYB-Falls
Sobald alle Unterlagen hochgeladen wurden, wird Dein KYB-Fallbearbeiter die bereitgestellten Daten und Unterlagen prüfen. Dieser Prozess ermöglicht es dem KYB-Fallbearbeiter, bestimmte Unterlagen zu genehmigen oder abzulehnen.
Wenn ein Dokument abgelehnt wurde, kannst Du dies auf der Yokoy KYB-Plattform sehen und den Kommentar des KYB-Fallbearbeiters zur Prüfung einsehen. Du kannst dann ein neues Dokument (oder mehrere) hochladen und erneut einreichen.
