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Die monatlichen UBS-Kontoauszüge kannst Du unter Firmenkarten > Konto und Administration herunterladen, indem Du auf Einstellungen > Auszüge herunterladen klickst. Du kannst diese Auszüge mit den in Yokoy verarbeiteten UBS-Kartentransaktionen über Analytics abgleichen.
Weitere Informationen zu Analytics-Berichten findest Du unter Erstellung von Spesen-, Transaktions- und Rechnungsberichten.
Bericht generieren
Um einen UBS Reconciliation-Bericht zu erstellen:
Gehe zu Finance > Analytics.
Wähle als Berichts-Typ Transaktionen.
Wähle das entsprechende Unternehmen in Firma.
Wähle unter Auswahl der Zeitspanne den gewünschten Datumsbereich aus.
Du solltest einen weiten Datumsbereich wählen, wenn Du den Bericht erstellst, da die Transaktionen im Vergleich zum Abrechnungszeitraum zu einem früheren oder späteren Zeitpunkt importiert werden können. Bei der Reconciliation kannst Du irrelevanten Informationen herausfiltern.Wähle als Diagrammtyp das Balkendiagramm aus.
Damit wird festgelegt, wie die Informationen in Yokoy angezeigt werden. Du kannst die Informationen aber auch als CSV-Datei herunterladen, was für die Reconciliation besser ist.Wähle die Berichtswährung aus. Die Währung sollte die gleiche sein, die auch in deinem Monatsauszug verwendet wird.
Im Abschnitt Definition der Berichtsstruktur musst Du diese Datenfelder als Zeilen auswählen:
Transaktion-ID
Firma
Firmenkarte - Name
Firmenkarte - PAN
Auszug
Transaktionsdatum
Anbieter
Gutschrift
Ursprünglicher Betrag
Status
Unter Werte (aggregiert), wähle Betrag (Berichtswährung).
Klicke auf Bericht generieren.
Wenn der Bericht erstellt wurde, kannst Du auf den Link
report.xlsxklicken, um den Bericht herunterzuladen.
💡 Tipp
Wenn Du den Bericht als Vorlage speicherst, kannst Du ihn für die regelmäßige Reconciliation der UBS-Kartenabrechnungen verwenden.
Abgleich des Berichts mit dem Auszug
UBS gibt die Zyklusnummer an Yokoy weiter, wenn die Transaktion abgerechnet wird. Die Zyklusnummer wird in der Spalte Auszug im Bericht angezeigt. Anhand dieser Spalte kannst Du feststellen, zur welchen Rechnungsperiode und damit zu welchem Auszug der Vorgang gehört. Normalerweise wird die Zyklusnummer in jedem Statement erhöht.
Wenn Du Dir zum Beispiel die Transaktionen gegen Mitte des Monats ansiehst, kannst Du sehen, dass die Auszugs-Spalte den Wert 30 enthält.
Du kannst den Gesamtbetrag der abgerechneten Transaktionen ermitteln, indem Du alle Zeilen mit der Auszugs-Nummer 30 nimmst und den Betrag für jede Transaktion addierst. Je nachdem, wie Deine Karten abgerechnet werden, kannst Du auch nach dem Karteninhaber und der Auszugs-Nummer filtern, um den Gesamtbetrag pro Karteninhaber für den Abgleich mit dem monatlichen Auszug zu erhalten.