Mit seinen verschiedenen Modulen und Konfigurationen verfügt Yokoy sowohl über zentrale Nutzertypen als auch über mehrere modulspezifische Rollen. In diesem Artikel stellen wir Dir die Kernnutzertypen vor wie sie im Yokoy Expense Module verwendet werden, sowie die unterschiedlichen Rollen aller weiteren Module.
Bitte beachte, dass in den Modulen Yokoy Pay und Yokoy Invoice, sowie bei den Yokoy Reiseintegrationen, die Nutzertypen zusätzlich zu den Kernnutzertypen verwendet werden und nicht separat.
Yokoy Expense & Kernnutzertypen
Abhängig von Deiner Position in Deinem Unternehmen nimmst Du entweder nur die Rolle des Submitters in Yokoy ein, oder mehrere Rollen. Jeder Nutzertyp verfügt über ein eigenes Menü und rollenspezifische Funktionen. Weitere Informationen zu den einzelnen Rollen findest Du unten verlinkt mit dem jeweiligen Rollennamen.
Das Yokoy-Tool ist in drei verschiedene primäre Rollen unterteilt: Submitter, Manager und Finance. Diese Nutzertypen sind aktiv in den Genehmigungsprozess einer Ausgabe eingebunden.
Submitter: Jeder Yokoy User kann Spesenabrechnungen und Rechnungen erstellen, einreichen, bereits eingereichte Ausgaben einsehen und Ausgaben archivieren
Manager: Dieser User kann alle Spesen und Rechnungen, welche an diesen oder ein zugeteiltes Kostenobjekt eingereicht werden, einsehen, genehmigen oder ablehnen
Finance: Dieser User hat Zugang zu allen Ausgaben der Firma und kann Spesen und Rechnungen überprüfen oder ablehnen und exportieren
Über diese Rollen hinaus gibt es zwei Support-Rollen: HR und Admin. Diese Rollen bieten organisatorische Unterstützung für die Konfiguration Deines Yokoy-Tools.
Es gibt auch eine nicht-zentrale, aber essentielle Rolle in Yokoy, Audit. Diese Rolle ist dazu gedacht, externen Wirtschaftsprüfer/innen vorübergehend Zugang zu den Ausgaben Deines Unternehmens zu gewähren, um deren Rechtmässigkeit direkt in Yokoy zu überprüfen.
Yokoy Pay
Zusätzlich zu den Kernnutzertypen gibt es für Yokoy Pay spezifische Rollen zur Verwaltung Deiner Yokoy Pay Karten:
Karteninhaber/in: Auch wenn die Rolle des/der Karteninhaber/in keine eigenständige Rolle in Yokoy ist, da sie in die Rolle des Submitter integriert ist, ist ein wichtiger Unterschied hervorzuheben in Bezug auf Yokoy Pay. Sobald ein Submitter zum/zur Karteninhaber/in einer Yokoy-Karte wird, erhält diese Person im Reiter Submitter / Kartentransaktionen Zugriff auf eine Reihe an Kartenfunktionalitäten, den Karteninhaber/innen anderer Karten nicht erhalten.
Kartenadministrator: Diese Rolle kann die Zuweisung und Verwendung von Firmenkarten verwalten und überprüfen. Dazu kann die Verwaltung der Mittel für das Bankkonto umfassen, mit dem die Firmenkarten verbunden sind.
Solltest Du als Kartenadministrator ernannt werden, erhältst Du für Dein Yokoy Pay Produkt spezifische Unterlagen, welche Dir die Aufgaben und Funktionen Deiner neuen Rolle erklären.
Yokoy Invoice
Zusätzlich zu den Kernnutzertypen gibt es für Yokoy Invoice eine spezifische Rolle zur Verwaltung Deiner Rechnungen:
Rechnungsbearbeiter: Diese Rolle kann Rechnungen und Lieferanten verwalten. Sie ähnelt der Funktion des Submitters in diesem Modul, da beide Nutzertypen Rechnungen hochladen, kodieren und einreichen können und somit den Ausgangspunkt des Genehmigungsprozesses für Rechnungen bilden. Allerdings ist der Rechnungsbearbeiter auch für die Verwaltung der Lieferantenliste der Firma verantwortlich sowie für die Überwachung des Genehmigungsflusses.
Solltest Du als Rechnungsbearbeiter ernannt werden, erhältst Du Unterlagen, welche Dir die Aufgaben und Funktionen Deiner neuen Rolle erklären.
Yokoy Reiseintegration
Zusätzlich zu den Kernnutzertypen gibt es in Yokoy eine spezifische Rolle zur Verwaltung Deiner Reiseanbieter-Integration:
Travel-Admin: Diese Rolle kann Reisespesen verwalten. Je nach Konfiguration kann der Travel-Admin für die Prüfung der korrekten Zuordnung von Reisespesen zuständig sein, oder auch zusätzlich für die Einreichung im Genehmigungsprozess.
Solltest Du als Travel-Admin ernannt werden, erhältst Du für Deine Reiseanbieter-Integration spezifische Unterlagen, welche Dir die Aufgaben und Funktionen Deiner neuen Rolle erklären.
