Yokoy Expense: Überprüfung von Duplikaten, präzise Adressen, Tagegeld-Neuberechnung – September 2023

Prüfe Ausgabenduplikate nebeneinander
Du kannst potenzielle doppelte Spesen jetzt nebeneinander prüfen, indem Du einfach im Ausgabedialog auf Überprüfen klicken. Du hast die Möglichkeit, doppelte Spesen zu löschen oder die Spese als nicht doppelt zu markieren.

Diese Funktion wird ab dem 1. Oktober 2023 standardmäßig aktiviert. Um sie auf dem Smartphone zu nutzen, aktualisiere die Yokoy Mobile App auf die neueste Version, die am 6. September 2023 veröffentlicht wurde.

Hinweis: Falls Du diese Funktion nicht sehen können, wende sich gerne an unser Support-Team, um sie freizuschalten.

Mit dieser Funktion kannst Du jetzt nach Orten wie Hotels, Flughäfen oder Unternehmen suchen, und die genaue Adresse wird automatisch aktualisiert. Falls ein Ort nicht gefunden wird, kannst Du die vollständige Adresse manuell eingeben.

In Ländern wie Deutschland und Österreich sind Reisende gesetzlich verpflichtet, eine genaue Adresse anzugeben, um sicherzustellen, dass Kilometer- und Tagespauschalen korrekt berechnet werden.

Um diese Funktion für Deine Organisation zu aktivieren, kann der Yokoy-Admin unter Admin > Firmeneinstellungen im Abschnitt Reise die Option Genaue Adresse erzwingen aktivieren und speichern.

In Ländern wie Deutschland und Österreich gelten Tagespauschalen als steuerpflichtiges Einkommen, wenn ein Mitarbeiter über einen bestimmten Zeitraum hinweg an denselben Ort reist. Yokoy unterstützt Dich bei der Einhaltung der 3-Monats-Regel (Deutschland), der Fünftelregel (Österreich) und weiterer Vorschriften, indem automatisch überprüft wird, ob eine Reise steuerpflichtig ist.

Bisher mussten Mitarbeiter Reisen in chronologischer Reihenfolge einreichen, damit Yokoy die steuerlichen Auswirkungen prüfen konnte. Mit dieser neuen Funktion können Reisen nun in beliebiger Reihenfolge eingereicht werden – Yokoy berechnet alle eingereichten Tagegelder automatisch neu.

Falls Du diese Funktion nutzen möchten, wende Dich an unser Support-Team unter support@yokoy.ai, um sie zu aktivieren.

Hinweis: Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann es vorkommen, dass Yokoy länger benötigt, um Tagespauschalen zu berechnen.

Mit dieser neuen Funktion sind die Kategorien und Kostenstellen einer Spese nur für Finance-User sichtbar. Diese Sichtbarkeit kann individuell für jede Kategorie oder Kostenstelle in Admin > Kategorien (Spesen) / Kostenstellen konfiguriert werden.

Sobald diese Funktion aktiviert ist, können Submitter und Manager die Kategorien und Kostenstellen nicht mehr sehen.

Falls eine Spese und eine Transaktion fälschlicherweise zugeordnet wurden, können sie jetzt direkt in der Ausgabenansicht entkoppelt werden. Klicke dazu einfach unten im Fenster auf Entkoppeln.

Gehe dann zu Transaktionen, öffne die betreffende nicht zugeordnete Transaktion und wähle Zuordnen. Das startet den Expense Matcher, mit dem Du die korrekte Transaktion und Spese manuell zuordnen kannst.